Wie viel Geld benötigt die EDV-Abteilung noch um ihre Projekte abschließen zu können? Welchen Stand haben die EDV-Projekte – hat hier jemand noch einen Durchblick? Das waren die Fragen, die das Management eines Joint-Venture kurz vor der Jahrtausendwende brennend interessierten.

Dank der Einführung eines einheitlichen Projektcontrollings und der Erfassung aller Aufwendungen in einer neuen Kostenstellenstruktur war es binnen kurzer Zeit möglich, dem Management entsprechende Informationen bereitzustellen.

Zunächst wurde die Erfassung aller aktiven und geplanten Projekte durchgeführt. Zusammen mit den ermittelten internen und externen Entwicklungsressourcen, den aktuellen und geplanten Zeitplänen stellte dies die Ausgangslage für des Projektportfolios. Mit der Aufnahme der jeweiligen Beziehungen zwischen den einzelnen Projekten, war es für das Management schnell ersichtlich welche Projekte mit höherer Priorität bearbeitet werden müssen und in welcher Reihenfolge diese erfolgen müssen.

Neue Projekte und Erweiterungen bestehender Projekte wurden mittels einem neu eingeführten Prozess so aufbereitet, dass für das Management eine schnelle Entscheidungsgrundlage geschaffen wurde, diese Projekte zu priorisieren und freizugeben oder zurückzustellen.

Regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche der relevanten Projektparameter Zeit, Kosten und inhaltlicher Fortschritt auf monatlicher Basis ermöglichten dem Management frühzeitiges Agieren und Steuern des gesamten Projektportfolios.

Zusammen mit der überarbeiteten Kostenstellenstruktur wurde binnen 6 Monaten die EDV-Abteilung in Sachen Transparenz und Strategie vollkommen neu positioniert, was für alle Beteiligten auch zu mehr Motivation führte, da alle jetzt die Entscheidungen nachvollziehen konnten und gemeinsam an einem Strang zogen.

Funktion / Tätigkeit: IT-Controller

Methoden / Tools: Multi-Projektmanagement, Projektcontrolling

Branche: Telekommunikation