Die Digitalisierung und Automatisierung sind in der heutigen Zeit unverzichtbar, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dennoch zeigt sich, dass gerade der deutschsprachige Mittelstand in Sachen IT-Kosten noch erheblichen Nachholbedarf hat. Ein wesentlicher Schritt zur Verbesserung ist die Schaffung von Transparenz in den IT-Kosten. Aber wie kann ein mittelständisches Unternehmen diesen ersten Schritt erfolgreich gehen?

1. Bestandsaufnahme und Kategorisierung der IT-Kosten

Der erste Schritt besteht darin, alle Kostenbelege aus der Finanzbuchhaltung über einen längeren Zeitraum hinweg zu analysieren. Es reicht nicht aus, die IT-Kosten pauschal unter “EDV-Kosten” zu verbuchen. Stattdessen müssen die einzelnen Buchungspositionen detailliert nach den wichtigsten Kostenfaktoren der IT kategorisiert werden. Diese Faktoren können Hardware, Software, Cloud-Dienste, Wartung, Personal und Schulungen umfassen.

2. Analyse und Identifikation der Hauptkostentreiber

Nachdem die Kosten kategorisiert wurden, ist es wichtig, diese Daten gründlich zu analysieren. Ziel ist es, den bisherigen Kostenmonolith aufzubrechen und die Hauptkostentreiber zu identifizieren. Diese Analyse sollte sowohl für die aktuellen Ist-Werte als auch für die Planwerte durchgeführt werden. Ein Soll-Ist-Vergleich ermöglicht es, frühzeitig Abweichungen zu erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen zu planen und einzuleiten.

3. Etablierung eines kontinuierlichen Prozesses

Diese initiale Analyse der IT-Kosten ist kein einmaliger Vorgang, sondern der Beginn eines weitreichenden neuen Prozesses. Die Geschäftsleitung und insbesondere die IT-Leitung müssen kontinuierlich und auf granularer Ebene in der Lage sein, die IT-Kosten auszuwerten. Dies ermöglicht es, strategische Entscheidungen fundiert zu treffen und die IT-Kosten langfristig zu optimieren.

Fazit

Transparenz in den IT-Kosten zu schaffen, ist für mittelständische Unternehmen ein wichtiger erster Schritt, um die Digitalisierung und Automatisierung effektiv voranzutreiben. Durch die detaillierte Analyse und kontinuierliche Überwachung der IT-Kosten können Unternehmen nicht nur Kostentreiber identifizieren, sondern auch strategische Maßnahmen ergreifen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.