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In vie­len Unter­neh­men exis­tie­ren Cloud-Kos­ten­ma­nage­ment (Fin­Ops) und IT Asset Manage­ment (ITAM) als par­al­le­le Dis­zi­pli­nen mit unter­schied­li­chen Ziel­set­zun­gen. Wäh­rend Fin­Ops für die Trans­pa­renz und Steue­rung der Cloud-Aus­ga­ben zustän­dig ist, fokus­siert sich ITAM auf die Ver­wal­tung phy­si­scher und vir­tu­el­ler IT-Res­sour­cen – von Ser­vern bis hin zu Soft­ware­li­zen­zen.

In der Pra­xis erge­ben sich jedoch vie­le Schnitt­men­gen: Bei­de Dis­zi­pli­nen ver­fol­gen das Ziel, IT-Res­sour­cen effi­zi­ent, kos­ten­güns­tig und com­pli­ance-kon­form zu nut­zen. Eine sys­te­ma­ti­sche Ver­zah­nung die­ser Berei­che för­dert nicht nur die Kos­ten­kon­trol­le, son­dern auch die betrieb­li­che Effi­zi­enz und stra­te­gi­sche Steue­rung.

Gemeinsame Datenbasis etablieren

Die Vor­aus­set­zung für jede Zusam­men­ar­beit ist eine kon­sis­ten­te, gemein­sa­me Daten­ba­sis. Oft arbei­ten Fin­Ops-Teams mit Cloud-Meta­da­ten und Abrech­nungs­da­ten, wäh­rend ITAM-Teams auf Inven­tar­da­ten, Ver­trags­in­for­ma­tio­nen und Life­cy­cle-Daten zurück­grei­fen.

Emp­feh­lung: Füh­re die Daten­quel­len in einem zen­tra­len Repo­si­to­ry oder über Inte­gra­tio­nen zusam­men (z. B. via CMDB, ITFM-Tool oder Cloud-Kos­ten­platt­form). Wich­tig ist eine stan­dar­di­sier­te Asset-ID, die sowohl in Cloud-Res­sour­cen als auch in loka­len Sys­te­men refe­ren­ziert wird.

Gemeinsames Tagging-Konzept fördern

Cloud-Tag­ging ist ein zen­tra­les Fin­Ops-Instru­ment zur Zuwei­sung und Nach­ver­fol­gung von Kos­ten. Lei­der erfolgt das Tag­ging oft inkon­sis­tent oder unvoll­stän­dig.

Lösung: ITAM kann hel­fen, ein­heit­li­che Namens­kon­ven­tio­nen und Ver­ant­wort­lich­kei­ten zu defi­nie­ren. Eine enge Zusam­men­ar­beit bei­der Teams bei der Tag­ging-Stra­te­gie ver­bes­sert die Qua­li­tät der Daten­ba­sis für Kos­ten­ana­ly­sen erheb­lich.

Lifecycle-Kosten besser managen

ITAM doku­men­tiert die Lebens­zy­klen von Assets (Anschaf­fung, Nut­zung, Still­le­gung). Fin­Ops kann die­se Daten nut­zen, um die Kos­ten­ver­läu­fe von Cloud-Res­sour­cen oder hybri­den Infra­struk­tu­ren bes­ser zu pro­gnos­ti­zie­ren.

Bei­spiel: Eine Cloud-Daten­bank, die seit 6 Mona­ten inak­tiv ist, lässt sich mög­li­cher­wei­se still­le­gen oder archi­vie­ren. ITAM lie­fert die His­to­rie, Fin­Ops ana­ly­siert die Kos­ten­wir­kung.

Lizenzmanagement in der Cloud optimieren

Ein gro­ßer Kos­ten­fak­tor liegt im inef­fi­zi­en­ten Ein­satz von Soft­ware­li­zen­zen. Vie­le Unter­neh­men zah­len dop­pelt – für On-Prem- und für Cloud-Nut­zung.

Emp­feh­lung: Kom­bi­nie­re Lizenz­da­ten aus ITAM mit den Nut­zungs­da­ten aus Fin­Ops, um unge­nutz­te oder dop­pel­te Lizen­zen zu iden­ti­fi­zie­ren und zu eli­mi­nie­ren. Das betrifft ins­be­son­de­re BYOL (Bring Your Own License)-Szenarien in Azu­re oder AWS.

 

ITAM (IT Asset Management) - eine häufig unterschätzte Notwendigkeit

Gemeinsame KPI-Modelle entwickeln

ITAM und Fin­Ops ver­wen­den unter­schied­li­che Kenn­zah­len. Ein abge­stimm­tes KPI-Set hilft, Trans­pa­renz und Steue­rungs­fä­hig­keit zu ver­bes­sern.

Typi­sche gemein­sa­me KPIs:

  • Kos­ten pro akti­vem Asset
  • Cloud-Aus­ga­ben pro Nut­zer­grup­pe
  • Lizenz­kos­ten pro Anwen­dung
  • Asset-Nut­zungs­grad

Die­se KPIs las­sen sich in Dash­boards inte­grie­ren, die sowohl ope­ra­ti­ve Teams als auch Manage­ment nut­zen kön­nen.

Reservierungen und Commitments strategisch einsetzen

Fin­Ops befasst sich mit der opti­ma­len Nut­zung von Reser­ved Ins­tances und Savings Plans. ITAM kann Input lie­fern, wel­che Res­sour­cen lang­fris­tig im Ein­satz blei­ben wer­den.

Pra­xis­bei­spiel: Wenn ITAM-Daten zei­gen, dass bestimm­te Sys­te­me in den nächs­ten 12 Mona­ten unver­än­dert lau­fen, kön­nen für die­se Workloads kos­ten­güns­ti­ge Com­mit­ment-Plä­ne abge­schlos­sen wer­den.

Prozesse zur Stilllegung von IT-Ressourcen koordinieren

Ein gro­ßer Kos­ten­fres­ser liegt in ver­wais­ten oder nicht mehr genutz­ten Res­sour­cen. ITAM erfasst den Sta­tus von Assets, Fin­Ops erkennt über Kos­ten­mus­ter inef­fi­zi­en­te Nut­zung.

Emp­feh­lung: Gemein­sa­me Still­le­gungs­pro­zes­se mit kla­ren Ver­ant­wort­lich­kei­ten eta­blie­ren.

Bei­spiel: Ein Ser­ver wird im ITAM als „End-of-Life“ mar­kiert – Fin­Ops prüft, ob noch lau­fen­de Kos­ten exis­tie­ren, und trig­gert die Abschal­tung in der Cloud.

Schulungs- und Governance-Strukturen aufbauen

Die Inte­gra­ti­on bei­der Berei­che funk­tio­niert nur mit einem gemein­sa­men Ver­ständ­nis. Schu­lun­gen, Awa­re­ness-Pro­gram­me und defi­nier­te Gover­nan­ce-Struk­tu­ren sind ent­schei­dend.

Pra­xis­idee: Füh­re ein gemein­sa­mes Fin­Ops-ITAM-Board ein, das regel­mä­ßig Daten­qua­li­tät, Report­ing und Opti­mie­rungs­po­ten­zia­le bewer­tet.

Fazit: Siloabbau zahlt sich aus

Die Ver­knüp­fung von Fin­Ops und IT Asset Manage­ment bie­tet zahl­rei­che Hebel zur Ver­bes­se­rung von Trans­pa­renz, Effi­zi­enz und Kos­ten­kon­trol­le. Durch eine gemein­sa­me Daten­ba­sis, abge­stimm­te Pro­zes­se und ein­heit­li­che KPIs ent­steht ein inte­grier­ter Steue­rungs­an­satz, der ope­ra­ti­ve wie stra­te­gi­sche Vor­tei­le lie­fert.