IT Financial Management: Einführung, Vor- und Nachteile von Charge- und Showback

In der Welt des IT Financial Managements sind Chargeback und Showback zwei gängige Methoden, um IT-Kosten innerhalb eines Unternehmens transparent zu machen und zu verteilen. Während sich beide Ansätze darauf konzentrieren, die IT-Ausgaben bestimmten Abteilungen oder Geschäftseinheiten zuzuordnen, unterscheiden sie sich in der Art und Weise, wie diese Kosten weiterverrechnet werden. In diesem Blogbeitrag werden wir den Unterschied zwischen Chargeback und Showback kurz erläutern und uns dann auf die operative Einführung beider Methoden konzentrieren. Dabei beleuchten wir die Vor- und Nachteile jeder Methode und stellen den strategischen Mehrwert heraus.

Der Unterschied zwischen Chargeback und Showback

Chargeback: Beim Chargeback werden die IT-Kosten, die eine Abteilung verursacht, direkt an diese weiterverrechnet. Jede Abteilung erhält also eine Rechnung für die Nutzung der IT-Ressourcen und wird dafür finanziell zur Verantwortung gezogen. Diese Methode schafft eine direkte Verbindung zwischen der IT-Nutzung und den Budgetverantwortlichen der einzelnen Abteilungen.
Showback: Showback ist ähnlich, jedoch ohne direkte Verrechnung. Die IT-Kosten werden den Abteilungen nur zur Ansicht bereitgestellt, ohne dass sie diese bezahlen müssen. Es geht um die Transparenz der IT-Ausgaben, aber ohne eine finanzielle Belastung für die Abteilungen.

Operative Einführung von Chargeback und Showback

1. Implementierung von Chargeback

Die Einführung des Chargeback-Modells erfordert eine sorgfältige Planung und eine klare Struktur, um sicherzustellen, dass die IT-Kosten korrekt zugeordnet und fair berechnet werden.

Schritte zur Einführung:

Kostentransparenz schaffen: Bevor Chargeback eingeführt wird, ist es entscheidend, dass alle IT-Kosten klar definiert und kategorisiert werden. Die IT-Abteilung muss in der Lage sein, detaillierte Berichte über den Verbrauch von IT-Ressourcen zu erstellen, die auf bestimmte Abteilungen oder Geschäftseinheiten zurückgeführt werden können.
Kostenzuweisung festlegen: Es muss ein gerechtes Verfahren entwickelt werden, um die IT-Kosten den Abteilungen zuzuordnen. Hierbei können verschiedene Modelle genutzt werden, wie z.B. pro Nutzer, pro Server, pro Speicher oder pro Transaktion, je nachdem, welche IT-Ressourcen in den verschiedenen Geschäftsbereichen genutzt werden.
Automatisierung der Kostenabrechnung: Moderne IT-Financial-Management-Tools können die Kostenabrechnung automatisieren und die Rechnungserstellung vereinfachen. Dies reduziert Fehler und sorgt für eine transparente und nachvollziehbare Abrechnung.
Schulungen und Kommunikation: Die Abteilungen müssen verstehen, warum sie für IT-Kosten aufkommen müssen und wie diese berechnet werden. Dies erfordert Schulungen und eine klare Kommunikation, um Widerstände zu minimieren und Akzeptanz zu schaffen.

Vorteile des Chargeback-Ansatzes:

Budgetverantwortung: Jede Abteilung wird finanziell für ihren IT-Verbrauch verantwortlich gemacht, was zu einer disziplinierteren Nutzung der IT-Ressourcen führen kann.
Kosteneffizienz: Chargeback fördert die Kostenoptimierung, da Abteilungen eher dazu neigen, ihre IT-Ressourcen nur dann zu nutzen, wenn es notwendig ist, um Kosten zu senken.
Transparenz: Die IT-Kosten werden vollständig transparent und Abteilungen können genau sehen, wie viel sie für IT-Dienste ausgeben.

Nachteile des Chargeback-Ansatzes:

Widerstände der Abteilungen: Die direkte Verrechnung der IT-Kosten kann zu Widerständen führen, insbesondere wenn Abteilungen das Gefühl haben, dass sie zu hohe Kosten tragen müssen.
Komplexität: Die Implementierung von Chargeback erfordert komplexe Systeme zur Nachverfolgung und Verrechnung von IT-Kosten. Dies kann zusätzliche Investitionen in IT-Finanzsysteme erfordern.

2. Implementierung von Showback

Showback ist eine weniger invasive Methode und lässt sich einfacher einführen als Chargeback, da keine tatsächliche finanzielle Verrechnung stattfindet.

Schritte zur Einführung:

Transparenz der IT-Kosten etablieren: Wie beim Chargeback müssen die IT-Kosten klar kategorisiert und den Abteilungen zugeordnet werden. Showback erfordert ebenfalls detaillierte Berichte über den IT-Verbrauch.
Berichterstattung und Kommunikation: Die Abteilungen erhalten regelmäßig Berichte über ihre IT-Kosten. Hierbei ist es wichtig, die Kosten nachvollziehbar darzustellen, sodass die Abteilungen die Zusammenhänge zwischen IT-Verbrauch und Kosten verstehen.
Kein finanzieller Druck: Da die Abteilungen nicht für die Kosten aufkommen müssen, kann Showback ohne großen Widerstand eingeführt werden. Es dient vor allem der Sensibilisierung für den IT-Verbrauch.

Vorteile des Showback-Ansatzes:

Einfachere Implementierung: Showback erfordert keine komplexen Abrechnungssysteme, da keine tatsächliche Verrechnung der Kosten stattfindet.
Erhöhte Transparenz: Showback erhöht die Transparenz der IT-Ausgaben, was Abteilungen dazu ermutigen kann, ihre IT-Ressourcen effizienter zu nutzen, ohne dass sofortige finanzielle Konsequenzen entstehen.
Besseres Kostenbewusstsein: Es hilft, ein Kostenbewusstsein bei den Abteilungen zu schaffen, indem sie sehen, wie viel sie für IT-Ressourcen ausgeben, ohne finanziell belastet zu werden.

Nachteile des Showback-Ansatzes:

Kein direkter Anreiz zur Kostensenkung: Da keine direkte finanzielle Belastung für die Abteilungen besteht, besteht möglicherweise weniger Druck, IT-Kosten aktiv zu senken.
Geringere Disziplinierung der Ressourcennutzung: Abteilungen könnten weiterhin ineffizient IT-Ressourcen nutzen, da sie keine direkten Kosten dafür tragen müssen.

Strategische Vorteile von Chargeback und Showback

Chargeback bietet einen klaren strategischen Vorteil für Unternehmen, die Kostenkontrolle und Effizienz priorisieren. Durch die direkte Verrechnung werden Abteilungen gezwungen, ihre IT-Nutzung zu hinterfragen und Optimierungspotenziale zu suchen. Dies führt langfristig zu einer disziplinierteren Ressourcennutzung und kann IT-Kosten insgesamt reduzieren. Für CIOs und Finanzleiter bietet Chargeback zudem die Möglichkeit, IT-Ausgaben gezielt zu steuern und Budgets effektiver zu verwalten.

Showback hingegen eignet sich gut für Unternehmen, die eine sanftere Einführung von IT-Kostenkontrollmechanismen anstreben. Es schafft Transparenz und Sensibilisierung, ohne sofort finanziellen Druck auszuüben. Strategisch gesehen ist Showback eine hervorragende Methode, um Abteilungen auf den tatsächlichen IT-Verbrauch aufmerksam zu machen und das Bewusstsein für IT-Kosten zu schärfen, bevor potenziell in Chargeback übergegangen wird.

Fazit

Chargeback und Showback sind zwei nützliche Methoden im IT Financial Management, die auf unterschiedliche Weise dazu beitragen, IT-Kosten transparent zu machen und zu steuern. Während Chargeback durch direkte Verrechnung mehr Verantwortung und Kosteneffizienz fördert, bietet Showback eine sanfte Einführung in die IT-Kostenkontrolle. Beide Ansätze haben ihre Vor- und Nachteile, und die Wahl der Methode sollte auf den spezifischen Anforderungen und der Strategie des Unternehmens basieren. Eine klare Kostenkontrolle und ‑optimierung trägt letztlich zu einer effizienteren Nutzung von IT-Ressourcen bei und stärkt die finanzielle Stabilität des Unternehmens.