In dieser ersten Phase der Transformation geht es um ein Ziel: Transparenz schaffen, auch wenn die Datenlage unvollständig ist. Der Erfolg dieses Schritts entscheidet maßgeblich über die Anschlussfähigkeit der nächsten Umsetzungsphasen wie Service-Kalkulation, Showback/Chargeback oder SLA-basiertes Reporting.

Die Ausgangssituation verstehen — Kosten verstehen

In vielen Unternehmen, die noch stark auf eigene Infrastruktur setzen, ist das Finanzbild der IT stark vereinfacht: Kosten werden pro Abteilung oder Kostenstelle gebucht, oft ohne Zusammenhang zu konkreten IT-Services oder technischen Einheiten. In der Praxis bedeutet das:

Hardwarekosten sind einer Infrastrukturkostenstelle zugewiesen.
Lizenzkosten liegen unter einer allgemeinen IT-Kostenstelle.
Betriebskosten (Strom, Kühlung, Personal) sind pauschal erfasst.
Es fehlen konsistente Nutzungsdaten je Service oder Abteilung.

Diese Sichtweise reicht nicht mehr aus, wenn IT-Leistungen intern als Services angeboten oder mit externen Cloud-Angeboten verglichen werden sollen.

Die richtigen Fragen stellen

Am Anfang steht nicht die perfekte Datenbasis, sondern die gezielte Analyse der vorhandenen Strukturen. Stellen Sie sich (und dem IT-Team) folgende Fragen:

Welche IT-Kosten sind überhaupt dokumentiert? (z. B. aus ERP, Einkauf, Verträgen)
Gibt es technische Assets, die mit Services oder Applikationen verknüpft sind?
Welche Tools oder Datenbanken führen Informationen über Hardware, Lizenzen oder Nutzer?
Gibt es zentrale Ansprechpartner für Infrastruktur, Applikationen und Fachbereiche?
Wie werden IT-Leistungen aktuell intern verrechnet oder dokumentiert?

Diese Fragen helfen, die „Landschaft der Informationsschnipsel“ zu kartieren und daraus erste Arbeitshypothesen zu bilden.

Datenquellen identifizieren und sichern

In der Praxis stehen für die Analyse meist verstreute Datenquellen zur Verfügung. Diese sollten frühzeitig gesichtet und priorisiert werden:

Quelle	Typische Inhalte	Hinweise
ERP-Systeme (z. B. SAP)	Kosten, Buchungskreise, Rechnungen	Oft nur auf Kostenstellenebene
CMDB (z. B. ServiceNow)	Technische Assets, Relationen, Standortdaten	Qualität prüfen, Aktualität analysieren
Monitoring-Systeme (z. B. Zabbix, PRTG)	Auslastung, Laufzeiten, Netzwerkverbindungen	Grundstein für Mengenaufbau
Ticketsysteme (z. B. Jira, OTRS)	Services, Probleme, Anwenderdaten	Indirekte Service-Informationen
Manuelle Dokumentation (Excel, Wiki)	Applikationslisten, Servicebeschreibungen	Oft veraltet, aber wertvoll zur Verifikation

Ziel ist es, einen initialen Datenatlas zu erzeugen: ein einfaches Verzeichnis aller relevanten Quellen, ihrer Qualität und ihrer inhaltlichen Stärken.

Stakeholder einbinden und Verantwortlichkeiten klären

Der Wandel zur serviceorientierten IT erfordert ein Umdenken in vielen Abteilungen. Daher ist es wichtig, von Anfang an folgende Stakeholder mit einzubinden:

IT-Leitung: trägt die Verantwortung für das Rechenzentrum und die Governance.
Controlling/Finanzen: kennt die Finanzstruktur und Buchungslogik.
Fachbereiche: nutzen die IT-Services – ihre Sicht auf Leistungen ist zentral.
Service Manager: helfen bei der Übersetzung technischer Assets in Services.
CMDB-Verantwortliche: kennen die Datenlage und Schwachstellen der Dokumentation.

Für eine nachhaltige Transformation sollten Verantwortlichkeiten für die Datenerhebung, ‑pflege und ‑verwendung klar definiert werden.

Erste Servicegruppen definieren – auch ohne Vollständigkeit

Auch wenn es zunächst nur grobe Strukturen gibt: Es ist wichtig, erste Servicekategorien zu skizzieren, die später verfeinert werden können. Beispielhafte Gruppen:

Infrastrukturservices: Storage, Compute, Network, Backup
Plattformservices: Virtualisierung, Datenbanken, Webserver
Applikationsservices: ERP, CRM, DMS
Benutzerservices: E‑Mail, File Services, Arbeitsplatzmanagement

Diese Kategorien können als Zielstruktur dienen, in die nach und nach Kosten und Mengen zugeordnet werden.

Quick Wins – was lässt sich kurzfristig sichtbar machen?

Die Motivation im Projekt steigt, wenn erste Erfolge sichtbar werden. Folgende Maßnahmen haben sich in der Praxis als schnell umsetzbar erwiesen:

Darstellung der Gesamtkosten pro Kostenstelle pro Quartal
Identifikation der Top-10-Kostentreiber in der Infrastruktur
Auswertung der Anzahl Server pro Abteilung
Ermittlung der Lizenzen nach Hersteller, Menge und Kosten
Visualisierung der vorhandenen Assets aus der CMDB

Solche Quick Wins eignen sich hervorragend für die interne Kommunikation und den Aufbau von Akzeptanz.

Ergebnis dieser Phase: Der Rohbau für TBM

Am Ende dieser ersten Umsetzungswoche sollte ein strukturiertes Bild der vorhandenen Informationen vorliegen. Idealerweise enthält dieses:

Eine tabellarische Übersicht aller Datenquellen
Erste Servicegruppen mit groben Kostenzuordnungen
Eine Übersicht der relevanten Stakeholder mit Rollen
Erster Entwurf eines Zielmodells zur Kostenzuordnung

Diese Elemente bilden den Grundstein für das TBM-Modell im weiteren Verlauf.

Nächste Schritte

Die in dieser Woche geschaffene Transparenz erlaubt nun eine strukturierte Fortsetzung in der kommenden Woche: der Transformation von Kostenstellen zu Servicekategorien. Ziel ist es, ein serviceorientiertes Modell zu etablieren, das auf Basis der gesammelten Daten weiterentwickelt werden kann.

Wenn Sie gerne mehr zu diesem Thema wissen wollen und die Vorteile dieser Methode mit Ihren Zahlenmaterial in Erfahrung bringen wollen, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf unser aktuelles Angebot — die IT-Kostenanalyse.