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Wie mit Servicepreisen, Showback und Chargeback echter Handlungsspielraum gewonnen werden kann
IT-Abteilungen stehen heute nicht mehr nur als interne Dienstleister im Hintergrund – sie sind Partner für Wertschöpfung und Innovation. In dieser Rolle wird es immer wichtiger, IT-Leistungen nicht nur zu erbringen, sondern auch betriebswirtschaftlich transparent und steuerbar zu machen. Ein zentraler Hebel hierfür sind Servicepreise, ergänzt durch Showback- und Chargeback-Verfahren. Gemeinsam schaffen sie die Grundlage, um IT-Kosten nicht nur zu kennen, sondern auch gezielt zu steuern – und das mit unmittelbarem Einfluss auf Budgetverantwortung, Nutzungsverhalten und strategische Entscheidungen.
Was sind Servicepreise – und warum werden sie gebraucht?
Servicepreise sind definierte Kosten für klar abgegrenzte IT-Services, etwa “1 TB Speicher monatlich”, “1 vCPU mit 4 GB RAM” oder “1 Service Desk Ticket”. Sie sind mehr als nur ein Preisschild – sie sind das Ergebnis einer Kostenallokation, die technische und kaufmännische Sicht vereint.
Ziele von Servicepreisen:
- Kostenbewusstsein bei Fachbereichen fördern
- Vergleichbarkeit schaffen (z. B. zu externen Cloud-Angeboten)
- Grundlage für IT-Controlling, Planung und Forecasts
- Steuerung und Bewertung von Nutzungsverhalten ermöglichen
Wichtig:
Servicepreise müssen nachvollziehbar, konsistent und auf belastbaren Daten aufgebaut sein. Je klarer die Kalkulation, desto höher die Akzeptanz bei den Leistungsempfängern.
Showback: Transparenz ohne Verrechnung
Beim Showback-Verfahren werden IT-Kosten den verursachenden Organisationseinheiten (z. B. Fachbereiche, Tochtergesellschaften) nur zur Information bereitgestellt – es findet keine Verrechnung statt. Trotzdem entfaltet Showback bereits eine starke Wirkung:
Vorteile:
- Erhöht das Kostenbewusstsein ohne Eskalationspotenzial
- Stärkt die datenbasierte Diskussion zwischen IT und Fachbereich
- Bereitet die Einführung von Chargeback vor
- Unterstützt Forecasting und Investitionsentscheidungen
Beispielhafte Kennzahlen im Showback:
Fachbereich | Anzahl VMs | Kosten/Monat | Veränderung Vormonat |
Vertrieb | 120 | 8.400 € | +4 % |
Produktion | 95 | 6.200 € | -2 % |
HR | 35 | 2.300 € | 0 % |
Hier geht es nicht um Schuldzuweisung, sondern um Transparenz: Warum steigen die Kosten? Wurde mehr Leistung bezogen? Gibt es Alternativen?
Chargeback: Verrechnung als Steuerungsinstrument
Chargeback geht einen Schritt weiter: Die verursachten Kosten werden den Organisationseinheiten verrechnet, oft über interne Leistungsverrechnung oder ein ERP-System.
Wirkung von Chargeback:
- IT-Kosten werden in die Budgets der Fachbereiche integriert
- Wirtschaftlichkeitsentscheidungen rücken in den Fokus
- Nutzung wird aktiv gesteuert (z. B. Abschaltung ungenutzter Ressourcen)
- IT wird als Partner auf Augenhöhe wahrgenommen
Kritische Erfolgsfaktoren:
- Klare Kommunikation: Was wird verrechnet und warum?
- Politisches Fingerspitzengefühl: Einführung ggf. stufenweise
- Technisch belastbare Datenbasis und Zuordnungslogik
- Betriebswirtschaftlich abgestimmtes Pricing-Modell
Ein Chargeback-Modell ohne begleitende Kommunikation kann schnell Widerstände erzeugen – gerade, wenn Fachbereiche erstmals spürbare IT-Kosten tragen müssen. Transparenz, Fairness und Dialog sind hier der Schlüssel.
Die Reise zur Steuerung: Vom Service über Showback zu Chargeback
Die Transformation von der kostenblinden IT zum steuerbaren Serviceprovider ist ein mehrstufiger Prozess. Die folgende Übersicht zeigt typische Phasen:
Phase | Fokus | Voraussetzungen | Zielwirkung |
Servicekatalog | Strukturierung der Leistungen | Technisch-betriebswirtschaftliche Transparenz | Transparente Leistungserbringung |
Servicepreise | Preisbildung je Service | Kostenrechnung, Mengenmessung | Grundlage für Show-/Chargeback |
Showback | Information über Kosten | Reporting-Tools, Empfängerkreise | Sensibilisierung, Dialog |
Chargeback | Verrechnung der Kosten | ERP-Integration, Governance | Steuerung, Budgetverantwortung |
Best Practice:
Viele Organisationen führen Showback zunächst pilotartig in einem Fachbereich ein und evaluieren die Reaktion. So können Prozesse, Tools und KPIs ohne großes Risiko erprobt werden.
Handlungsspielraum durch Servicepreise und Verrechnung
Die Einführung strukturierter Preise und Verrechnungsmechanismen schafft echten Handlungsspielraum auf mehreren Ebenen:
A) Für die IT:
- Argumentationsstärke gegenüber Geschäftsleitung
- Bessere Planbarkeit und Steuerbarkeit des IT-Budgets
- Zielgerichtete Weiterentwicklung der IT-Leistungen
B) Für den Fachbereich:
- Eigene Entscheidungen auf Basis belastbarer Daten
- Wirtschaftliche Steuerung von IT-Nutzung
- Diskussion auf Augenhöhe mit der IT
C) Für das Unternehmen:
- Förderung der Gesamteffizienz
- Einheitlicher Umgang mit On-Prem- und Cloud-Kosten
- Vorbereitung auf Multi-Cloud- und FinOps-Modelle
Tools und Technologien zur Umsetzung
Für die Umsetzung von Servicepreisen und Verrechnungssystemen bieten sich verschiedene Tools an:
|
Tooltyp |
Beispiele |
Zweck |
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ITFM-/TBM-Plattformen |
Apptio, ServiceNow Financial Mgmt, Serviceware Financial, USU ITFM, Mekyska |
Kalkulation, Allokation, Reporting |
|
ERP-Module |
SAP CO, Oracle Projects |
Verrechnung, Buchung |
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BI-/Dashboard-Tools |
Power BI, Tableau, Looker |
Visualisierung, Showback-Reports |
|
CMDB-/Monitoring-Tools |
ServiceNow, BMC, Prometheus |
Mengenbasis, Zuordnung |
Je nach Ausgangslage reicht auch ein gut gepflegtes Excel- oder Power BI-Modell für den Einstieg.
Herausforderungen und Lösungsansätze
Typische Stolpersteine:
- Fehlende oder ungenaue Mengendaten
- Geringe Akzeptanz bei den Fachbereichen
- Politischer Widerstand bei Einführung von Chargeback
- Zu komplexe Preisstrukturen
Empfohlene Lösungsstrategien:
- Mit einfachen Services beginnen (z. B. Storage, VM, Ticketing)
- Klare Kommunikationsstrategie entwickeln
- Pilotbereiche definieren und Lessons Learned dokumentieren
- Pricing-Modell jährlich überprüfen und justieren
Ausblick: Der Weg zu FinOps und Value-Based IT
Wer sich mit Servicepreisen, Showback und Chargeback beschäftigt, legt auch die Basis für moderne IT-Steuerungsansätze wie FinOps, TBM (Technology Business Management) oder Value-Based IT. Dabei rückt nicht nur der Preis, sondern auch der Wertbeitrag der IT in den Fokus.
Die Trennung zwischen IT-Kosten und Business-Nutzen wird durchlässig – Entscheidungen über IT-Architektur, Leistungserbringung oder Technologieeinsatz können unter ökonomischen Gesichtspunkten getroffen werden.
Fazit
Der Weg von der Serviceerbringung hin zur aktiven IT-Steuerung beginnt mit der Einführung transparenter Preise und endet in einem Steuerungsmodell, das IT und Fachbereiche verbindet. Showback und Chargeback schaffen den Spagat zwischen Transparenz, Steuerung und unternehmerischer Verantwortung – ohne die Zusammenarbeit aus dem Blick zu verlieren.
Wer diesen Weg beschreitet, gewinnt nicht nur neue Steuerungsmöglichkeiten, sondern auch strategischen Einfluss. Der IT-Bereich wird so vom reinen Anbieter zum Business Enabler.
Ganz gleich, ob Sie als IT-Controller die Zahlen im Griff behalten oder als CIO strategische Impulse setzen möchten – eine transparente und strukturierte Sicht auf Ihre IT-Kosten ist der Schlüssel zu fundierten Entscheidungen.
Mit meiner Dienstleistung im Bereich IT Financial Management unterstütze ich Sie dabei, Ihre IT-Kosten detailliert zu analysieren, relevante Kostentreiber zu identifizieren und Optimierungspotenziale sichtbar zu machen. Im Rahmen einer standardisierten IT-Kostenanalyse – basierend auf dem TBM-Modell – erhalten Sie eine klare Auswertung Ihrer Kosten nach Cost Pools und IT-Towern, ergänzt um grafische Darstellungen und konkrete Handlungsempfehlungen.
Sie möchten wissen, wo Ihre IT heute steht und wo noch Potenzial schlummert? Dann lassen Sie uns ins Gespräch kommen – für mehr Transparenz, Steuerbarkeit und Wirkung Ihrer IT.