Warum IT-Showback nicht nur lästig ist

Transparenz als Grundlage für Steuerung

In der IT wird oft über Effizienz, Automatisierung und Innovation gesprochen. Doch ein entscheidender Aspekt bleibt häufig im Schatten: die Transparenz der Kosten. Gerade in Zeiten wachsender Cloud-Nutzung und hybrider Infrastrukturen ist es essenziell, den Überblick über die verursachten IT-Kosten zu behalten – nicht nur auf Gesamtbudgetebene, sondern pro Geschäftsbereich, Anwendung oder Projekt. Die Einführung von Showback- oder Chargeback-Modellen kann dabei helfen, Kosten nicht nur sichtbar, sondern auch steuerbar zu machen.

In diesem Beitrag zeige ich, warum Showback nicht nur ein lästiges Reporting-Instrument ist, sondern ein wesentlicher Hebel für eine moderne IT-Finanzsteuerung. Dabei nehme ich auch Bezug auf meine vorherigen Artikel wie „Chargeback und Showback im IT Financial Management“ und „Kultur und Zusammenarbeit im Cloud Financial Management“, um das Thema strategisch und operativ einzuordnen.

Was ist Showback – und warum ist es so unbeliebt?

Unter Showback versteht man die verursachungsgerechte Darstellung von IT-Kosten gegenüber den nutzenden Organisationseinheiten, ohne dass eine tatsächliche Verrechnung (Buchung) erfolgt. Die Nutzer – Fachbereiche, Projektteams oder Tochtergesellschaften – bekommen regelmäßig eine Übersicht, wie viele Ressourcen sie genutzt haben und welche Kosten dies verursacht hat.

Diese Praxis ist vor allem in Unternehmen verbreitet, die den kulturellen Wandel in Richtung Kostenverantwortung erst vorbereiten wollen. Doch der Showback-Bericht wird oft als „Abrechnung ohne Konsequenzen“ wahrgenommen – oder schlimmer: als Kontrollinstrument der IT oder des Controllings.

Doch das greift zu kurz. Showback ist viel mehr als ein Reporting – es ist ein strategisches Steuerungsinstrument.

Die Vorteile von Showback: Ein Blick hinter die Kulissen

Verhaltensänderung durch Transparenz

Wenn Fachbereiche erstmals sehen, welche Kosten ihre Entscheidungen verursachen, beginnt ein wichtiger Lernprozess. Wer versteht, dass eine 24/7‑VM im Testumfeld erhebliche Kosten verursacht, wird künftig anders planen – auch ohne direkte Verrechnung.

Grundlage für Kostensenkung und Optimierung

Showback-Reports ermöglichen es, Hotspots zu identifizieren – etwa besonders teure Anwendungen oder unnötig groß dimensionierte Cloud-Ressourcen. Diese Erkenntnisse sind der erste Schritt zur Optimierung.

Vorbereitung auf echte Leistungsverrechnung (Chargeback)

Showback ist die Einstiegsdroge für eine spätere Verrechnung. Wer den organisatorischen und technischen Unterbau für Showback erfolgreich aufsetzt, kann in einem nächsten Schritt auch ein Chargeback-Modell etablieren.

Unterstützung bei Budgetgesprächen

Wenn es darum geht, Budgets für IT-Investitionen zu verhandeln, ist ein sauberer Showback-Report Gold wert. Er zeigt faktenbasiert, wer welche Leistungen genutzt hat – und mit welchem Nutzen.

Von Showback zu Chargeback: Der nächste Schritt

Beim Chargeback geht es einen Schritt weiter: Die IT-Kosten werden nicht nur gezeigt, sondern tatsächlich auf Kostenstellen, Projekte oder Produkte verrechnet. Das schafft stärkere Anreize zur Kostenvermeidung – aber auch mehr Diskussion.

Chargeback bringt allerdings auch Herausforderungen mit sich: Eine transparente, nachvollziehbare und konsensfähige Preislogik ist unerlässlich. Wer ohne Vorbereitung direkt in die Leistungsverrechnung springt, riskiert Akzeptanzprobleme.

Empfehlung: Beginne mit einem gut erklärten Showback-Modell und evaluiere nach 6–12 Monaten den Reifegrad für eine schrittweise Einführung des Chargeback.

Erfolgsfaktoren für ein wirkungsvolles Showback-Modell

Einfach starten – aber richtig kommunizieren

Showback darf nicht als „Überwachungstool“ rüberkommen. Wichtig ist eine klare Kommunikation: „Wir machen sichtbar, was bisher unsichtbar war – damit ihr besser entscheiden könnt.“

Nutzerzentrierte Darstellung

Niemand will technische Metriken wie vCPU-Stunden oder GB-Traffic ohne Kontext. Ein Showback-Report sollte die Sprache des Business sprechen – Kosten pro Anwendung, pro Produkt, pro Standort.

Integration in bestehende Steuerungsprozesse

Ein Showback ohne Bezug zu Budgetplanung, Forecast oder Demand Management bleibt wirkungslos. Die Berichte sollten regelmäßig diskutiert und in Entscheidungen einbezogen werden.

Automatisierung spart Ressourcen

Die Datenerhebung für Showback muss nicht manuell erfolgen. Tools wie Apptio, CloudHealth oder auch selbst entwickelte BI-Lösungen können Abfragen automatisieren. Im Artikel „Automatisierte Kostenkontrolle in der On-Premises-IT“ findest du Hinweise zur Automatisierung im On-Prem-Kontext.

Praxisbeispiel: Showback im hybriden IT-Betrieb

Ein mittelständisches Unternehmen mit einer Mischung aus On-Prem-IT und Public Cloud führte Showback für beide Welten ein:

Für On-Prem-Services wurden Betriebs- und Investitionskosten den Technical Services (z. B. Storage, Network, Compute) zugeordnet.
In der Cloud wurden die Kosten direkt über die Anbieter-APIs eingelesen und auf Applikationen gemappt.

Ergebnis: Der Fachbereich Marketing war überrascht, dass ein veraltetes CMS jeden Monat hohe Hosting- und Speichergebühren verursachte. Nach Rücksprache mit der IT wurde das CMS abgelöst – die Kosten sanken um 70 %.

Risiken und Stolperfallen bei der Einführung

Unvollständige Datenlage: Wer unvollständige CMDBs oder fehlende Nutzungsmetriken hat, wird schnell hinterfragt.
Fokus auf Schuld statt Verantwortung: Die Kommunikation entscheidet. Wer den Eindruck erweckt, „die IT zeigt mit dem Finger“, verspielt Vertrauen.
Fehlende Anbindung ans Business: Wenn Showback-Berichte nicht in Entscheidungsprozesse einfließen, bleiben sie nutzlos.

Der kulturelle Aspekt: Vom Gegner zum Gestalter

Showback funktioniert nur, wenn Kultur und Führung mitspielen. In meinem Beitrag „Kultur und Zusammenarbeit im Cloud Financial Management“ beschreibe ich, wie IT, Controlling und Business gemeinsam Verantwortung übernehmen.

Empfehlung: Binde Stakeholder frühzeitig ein – nicht nur bei der Konzeption, sondern auch bei der Validierung der Ergebnisse. Nur wer die Zahlen versteht und akzeptiert, wird darauf basierend Entscheidungen treffen.

Fazit: Showback als strategischer Gamechanger

Showback ist kein technisches Projekt – es ist ein strategischer Hebel. Es schafft Transparenz, fördert Kostenbewusstsein und bereitet den Weg für eine moderne, wertorientierte IT-Steuerung.

Ja, es kostet Aufwand. Ja, es braucht gute Kommunikation. Aber: Wer es richtig angeht, wird nicht nur in der IT profitieren – sondern unternehmensweit smartere Entscheidungen ermöglichen.