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Mehr als Zahlen – Warum KPIs im ITFM den Unterschied machen

IT Finan­cial Manage­ment (ITFM) lebt von Trans­pa­renz. Doch wer IT-Kos­ten ein­fach nur sum­miert und ver­teilt, ver­passt das eigent­li­che Ziel: die IT als steu­er­ba­ren Wert­bei­trag sicht­bar zu machen.

Genau hier kom­men Kenn­zah­len und Dash­boards ins Spiel. Sie hel­fen nicht nur bei der Kos­ten­kon­trol­le, son­dern zei­gen auch, wo die IT effi­zi­ent arbei­tet – und wo nicht. Die Her­aus­for­de­rung: Vie­le Unter­neh­men defi­nie­ren zwar KPIs, leben sie aber nicht.

Ein KPI ohne Kontext ist wie ein Kompass ohne Richtung.

Was sind gute KPIs im ITFM?

Gute KPIs im ITFM sind ziel­ori­en­tiert, ver­gleich­bar, regel­mä­ßig mess­bar und direkt beein­fluss­bar. Sie schaf­fen eine Ver­bin­dung zwi­schen:

  • Kos­ten (z. B. €/VM, €/User)
  • Leis­tung (z. B. Reak­ti­ons­zeit, Ver­füg­bar­keit)
  • Wert­bei­trag (z. B. Kos­ten je Geschäfts­pro­zess)

👉  Quick-Wins für ITFM-Dash­boards

Kategorien von ITFM-Kennzahlen

Kate­go­rie

Bei­spie­le

Ziel­set­zung

Kos­ten­ba­siert

€/VM, €/Ticket, €/Nutzer

Trans­pa­renz über IT-Auf­wand schaf­fen

Ser­vice­ori­en­tiert

Kos­ten pro Ser­vice, SLA-Ein­hal­tung

Busi­ness-IT-Aus­rich­tung stär­ken

Kapa­zi­täts­be­zo­gen

Aus­las­tung von Ser­vern, Spei­cher, Lizen­zen

Opti­mie­rung von Infra­struk­tur und Betrieb

Pro­zess­be­zo­gen

Dau­er Inci­dent-Reso­lu­ti­on, Chan­ge-Zyklen

ITSM-Effi­zi­enz sicht­bar machen

Ver­rech­nungs­be­zo­gen

Deckungs­grad Showback/Chargeback

Steue­rungs­wir­kung erhö­hen

Warum Dashboards so entscheidend sind

Ein KPI ent­fal­tet erst durch Visua­li­sie­rung und kon­ti­nu­ier­li­che Betrach­tung sei­ne Wir­kung. Dash­boards hel­fen, Trends zu erken­nen, Abwei­chun­gen zu erklä­ren und Hand­lungs­be­dar­fe abzu­lei­ten.

Ein gutes Dash­board bie­tet:

  • Echt­zeit- oder Near-Real-Time-Daten
  • Fil­ter- und Drill­down-Funk­tio­nen
  • Ziel­wer­te / Bench­marks
  • Kla­re Rol­len- und Sicht­bar­keits­kon­zep­te (CIO, IT-Lei­tung, Finan­zen, Ser­vice Owner)

👉 ITFM Frame­work nach TBM – Tech­no­lo­gy Busi­ness Manage­ment

Fallstrick 1: KPIs ohne Empfänger

Häu­fig wer­den KPIs „für das Con­trol­ling“ erstellt – aber ohne kla­re Adres­sa­ten in IT oder Fach­be­reich. Erfolg­rei­che ITFM-Teams den­ken um: Wer braucht wel­che Infor­ma­ti­on, um Ent­schei­dun­gen zu tref­fen?

Bei­spiel:
Ein CIO inter­es­siert sich für Kos­ten vs. Leis­tung pro Geschäfts­be­reich, wäh­rend ein Team­lei­ter kon­kre­te €/Ticket-Wer­te braucht, um sein Team zu steu­ern.

Fallstrick 2: Tool-Fetisch ohne Datenqualität

Moder­ne BI-Tools wie Power BI, Loo­ker, Qlik oder Graf­a­na bie­ten beein­dru­cken­de Visua­li­sie­run­gen. Aber: Ohne ver­läss­li­che, struk­tu­rier­te Daten nützt das alles nichts.

ITFM-rele­van­te Daten­quel­len sind u. a.:

  • ERP-Sys­te­me (SAP, Ora­cle, MS Dyna­mics)
  • CMDBs (z. B. Ser­viceNow, i‑doit)
  • Ticket- & Moni­to­ring-Sys­te­me
  • Cloud-Kos­ten­platt­for­men (AWS, Azu­re, GCP)
  • Asset Manage­ment

👉 War­um Kos­ten­be­le­ge so wich­tig sind

👉 Check­lis­te: Sind Ihre ERP-Buchungs­be­le­ge ITFM-fähig?

Ein KPI ohne Kontext ist wie ein Kompass ohne Richtung

Best Practices: So füllen Sie Ihre KPIs mit Leben

✅ KPIs mit stra­te­gi­schem Ziel ver­knüp­fen

Ein KPI macht nur dann Sinn, wenn er ein Ziel ver­folgt. Bei­spiel: „€/VM“ ist kein Selbst­zweck, son­dern soll hel­fen, Stan­dar­di­sie­rung oder Auto­ma­ti­sie­rung zu mes­sen.

✅ Stake­hol­der ein­bin­den

Las­sen Sie Fach­be­rei­che, IT-Lei­tung, Finan­zen gemein­sam KPIs vali­die­ren. So ent­ste­hen akzep­tier­te Steue­rungs­grö­ßen statt Papier­kenn­zah­len.

✅ Redu­zie­ren Sie auf das Wesent­li­che

5–10 KPIs pro Dash­board rei­chen. Zu vie­le Zah­len über­frach­ten. Bei­spiel­haf­te Aus­wahl für ein CIO-Dash­board:

  • IT-Kos­ten pro Mit­ar­bei­ter
  • Kos­ten nach IT-Tower (Netz­werk, Sto­rage, Appli­ka­ti­on)
  • % Auto­ma­ti­sie­rungs­grad ITSM-Pro­zes­se
  • SLA-Ein­hal­tung kri­ti­scher Ser­vices
  • Ser­vice­ver­füg­bar­keit nach Busi­ness-Kri­ti­k­ali­tät

Real World Example: Ein Dashboard für die Geschäftsführung

Ein mit­tel­stän­di­sches Unter­neh­men mit 1.000 Mit­ar­bei­tern setz­te ein TBM-inspi­rier­tes Dash­board für die Geschäfts­füh­rung um. Ziel war es, IT-Kos­ten mit Geschäfts­be­zug dar­zu­stel­len. Fol­gen­de KPIs wur­den ein­ge­führt:

  • IT-Kos­ten pro Geschäfts­be­reich
  • Kos­ten pro Busi­ness Ser­vice (z. B. „CRM“)
  • Ver­hält­nis CapEx/OpEx
  • Cloud vs. On-Prem-Anteil
  • Kos­ten je Kun­de im Kun­den­por­tal

Die Wir­kung: stär­ke­re Akzep­tanz der IT-Kos­ten, geziel­te Bud­get­ge­sprä­che mit dem Ver­trieb – und der ers­te ech­te Busi­ness-Case für eine Lega­cy-Ablö­sung.

Dashboards: Operativ UND strategisch

Es braucht nicht nur ein ein­zi­ges Dash­board, son­dern ein gan­zes Öko­sys­tem abge­stimm­ter Sich­ten:

Rol­le

Fokus-KPIs

CIO

Kos­ten pro Geschäfts­pro­zess, SLA-Level

IT-Lei­tung

Res­sour­cen­ver­tei­lung, Pro­jekt­kos­ten

Ser­vice Owner

€/Service, Ver­füg­bar­keit, Inci­dents

Finan­zen

Bud­get vs. Ist, Fore­cast, Kos­ten­trei­ber

DevOps

€/Deployment, Cloud-Kos­ten pro Fea­ture

 

👉 Cloud Dash­boards

Fazit: KPIs sind keine Pflichtübung – sondern Hebel für Wertschöpfung

In einer Zeit, in der IT-Bud­gets kri­tisch beäugt wer­den, sind gute KPIs und Dash­boards nicht nur Kon­troll­mit­tel, son­dern Beweis­mit­tel für den Wert der IT. Ent­schei­dend ist nicht die Zahl, son­dern die Sto­ry dahin­ter – und was dar­aus gemacht wird.

Wer den KPI nicht versteht, kann ihn nicht steuern.
Wer ihn nicht nutzt, hat ihn umsonst gemessen.