Szenarien statt Schätzwerte
Viele IT-Abteilungen tun sich schwer, die tatsächlichen Kosten für den Betrieb von On-Premises-Infrastrukturen zuverlässig zu prognostizieren. Oft stützen sich Budgets auf historische Werte oder Schätzungen, die im besten Fall eine grobe Richtung vorgeben – im schlimmsten Fall aber völlig an der Realität vorbeigehen. Die Folge: Budgetabweichungen, fehlende Steuerbarkeit und operative Blindflüge. Dabei gibt es bewährte Methoden, um On-Prem-Kosten realistisch und dynamisch abzubilden – insbesondere durch den Einsatz von Szenarien.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Hilfe von Szenarien statt Schätzwerten die Kosten für Ihre On-Prem-Umgebung präzise planen, Risiken minimieren und fundierte Investitionsentscheidungen treffen.
Warum klassische Schätzwerte nicht mehr ausreichen
Traditionelle IT-Budgetplanungen setzen oft auf vergangenheitsbasierte Hochrechnungen:
- „Wir hatten letztes Jahr 1,2 Mio. € Kosten, mit 5 % Steigerung sollten 1,26 Mio. € reichen.“
- „Neue Projekte sind geplant – pauschal 100.000 € obendrauf.“
Diese Art der Planung ist bequem, aber riskant. Denn sie vernachlässigt:
- Veränderungen in der Nutzungsintensität (z. B. mehr VMs oder Storage),
- technologische Umstellungen (z. B. durch Hyperconverged oder Container-Infrastruktur),
- neue Anforderungen durch regulatorische Vorgaben oder Security-Projekte,
- und schließlich: die steigende Volatilität von Energie‑, Lizenz- und Personalkosten.
Das Ergebnis: Zu grobe Schätzwerte führen zu unrealistischen Budgets, fehlender Detailtiefe und Überraschungen im laufenden Jahr.
Szenarien als neue Grundlage für belastbare Prognosen
Statt pauschaler Hochrechnungen bieten Szenarien eine strukturierte Methode, um Kostenentwicklungen unter verschiedenen Annahmen abzubilden. Drei typische Varianten sind:
- Best Case – optimistisch, z. B. bei optimierter Konsolidierung oder günstigen Energietarifen.
- Realistic Case – auf Basis aktueller Nutzung und geplanten Projekten.
- Worst Case – mit Risikozuschlägen für z. B. Hardware-Ausfälle oder Preissprünge.
Diese Szenarien ermöglichen eine transparente Kommunikation mit Fachabteilungen und dem Controlling. Zudem helfen sie, Budgetspielräume und mögliche Einsparpotenziale besser zu identifizieren.
Aufbau realistischer On-Prem-Kostenszenarien
Ein belastbares Szenario besteht typischerweise aus folgenden Bausteinen:
a) Technische Inventarisierung
Ohne vollständige Datenbasis keine valide Prognose. Essenziell sind u. a.:
- Server- und Storage-Assets (Modell, Alter, Energieverbrauch)
- Virtualisierungslayer (Anzahl VMs, Clusterverteilung)
- Netzwerkinfrastruktur (Switches, Firewalls, etc.)
- Standortdaten (Rechenzentren, RZ-Flächen)
- Lizenzen (Betriebssysteme, Datenbanken, Backup, Monitoring)
- Betriebspersonal (interne vs. externe Ressourcen)
Tipp: Nutzen Sie CMDBs wie ServiceNow oder i‑doit als Ausgangspunkt.
b) Zuweisung zu Kostenobjekten
Kategorisieren Sie alle Assets nach IT-Towern bzw. Services:
- Compute
- Storage
- Network
- Facility / Energie
- Software-Lizenzen
- Personal & Betrieb
Diese Kategorisierung ermöglicht es, gezielt Änderungen im Szenario (z. B. Ersatz von Storage durch günstigere NAS-Systeme) durchzurechnen.
c) Ermittlung von Mengentreibern
Welche Größen beeinflussen Ihre Kosten maßgeblich?
- Anzahl VMs
- TB Storage
- Netzwerktraffic
- Anzahl Supportanfragen
- RZ-Fläche in m²
Durch die Verknüpfung dieser Treiber mit konkreten Kostensätzen lassen sich Szenarien dynamisch skalieren.
d) Parametrierung und Simulation
Erstellen Sie ein Modell in Excel, Power BI oder spezialisierten Tools (z. B. Apptio, Serviceware oder USU), mit dem Sie unterschiedliche Annahmen durchspielen können:
- +15 % Storagebedarf = +8 % Energiekosten?
- Neue Backup-Lösung = ‑20 % Lizenzkosten?
Auf diese Weise können Sie fundiert argumentieren und planen.
Wichtige Datenquellen und Tools
Für ein realistisches Szenario-Modell sollten Sie auf folgende Quellen zurückgreifen:
Datenquelle | Inhalt / Nutzen |
CMDB | Infrastruktur- und Systemdaten |
ERP-System | Ist-Kosten und Buchungen |
Monitoring-Tools | Ressourcennutzung (CPU, RAM, Storage) |
Lizenzmanagement | Lizenztypen, Nutzung, Compliance |
Energieabrechnung | Stromkosten, Verbrauch je RZ-Bereich |
IT-Service-Management | Tickets, SLAs, Personalaufwände |
Projektmanagementtools | geplante Erweiterungen, technische Veränderungen |
Ein gutes Zusammenspiel dieser Quellen ist Voraussetzung für zuverlässige Prognosen.
Best Practices aus der Praxis
Fallbeispiel 1: Energieeinsparung durch Hardwareturnus
Ein Unternehmen stellte im Rahmen seiner Szenarien fest, dass der Betrieb alter Server im Worst Case die Energiekosten um 30 % hochtreibt. Durch ein gezieltes Erneuerungsszenario konnte nicht nur das Risiko gesenkt, sondern auch das Budget optimiert werden – mit positiver Wirkung auf ESG-Kennzahlen.
Fallbeispiel 2: Rückbau stillgelegter Systeme
Bei der Erstellung eines “Realistic Case”-Szenarios entdeckte ein Kunde 20 % seiner VMs ohne Nutzung. Nach Rückbau sanken die Betriebskosten um 12 %, was vorher mangels Sichtbarkeit nie aufgefallen war.
Fallbeispiel 3: IT-Services pro Business Unit
Ein Unternehmen segmentierte erstmals seine IT-Kosten nach Fachbereichen. Die Szenarien halfen, IT-Budgets künftig verursachungsgerecht zu verteilen. Dies führte zu einem Showback-Modell, das intern für mehr Transparenz sorgte.
Fazit: Mehr Sicherheit und Steuerbarkeit durch Szenarien
Statt mit groben Schätzungen zu planen, bieten Szenarien eine strukturierte, datengetriebene und transparente Methode, On-Prem-Kosten realistisch abzubilden. Die Vorteile sind:
- Mehr Budgettreue: Weniger böse Überraschungen im Jahresverlauf
- Mehr Steuerbarkeit: Zielgerichtete Investitionsentscheidungen
- Mehr Transparenz: Argumentationsgrundlage für Management und Fachbereiche
- Mehr Flexibilität: Schnellere Reaktion auf veränderte Rahmenbedingungen
Wer in der On-Prem-IT langfristig erfolgreich sein will, sollte den Wechsel von statischen Hochrechnungen zu dynamischen Szenarien ernsthaft in Betracht ziehen.
Wenn Sie Unterstützung beim Aufbau eines belastbaren Szenariomodells für Ihre On-Prem-IT benötigen, sprechen Sie uns gerne an. Wir helfen Ihnen beim Einstieg – von der Datenerhebung bis zur Simulation.
