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Von der CMDB zum IT-Financial-Dashboard: Datenquellen und Visualisierung

IT-Finan­cial-Manage­ment (ITFM) ist ein zen­tra­ler Bestand­teil einer effi­zi­en­ten und kos­ten­trans­pa­ren­ten IT-Orga­ni­sa­ti­on. Eine wesent­li­che Grund­la­ge dafür ist die Ver­knüp­fung von tech­ni­schen Infor­ma­tio­nen aus einer CMDB (Con­fi­gu­ra­ti­on Manage­ment Data­ba­se) mit finan­zi­el­len Daten, um ein aus­sa­ge­kräf­ti­ges IT-Finan­cial-Dash­board zu erstel­len.

Wäh­rend die CMDB tech­ni­sche Details wie Hard­ware, Soft­ware und ihre Bezie­hun­gen ent­hält, bie­ten Finanz­sys­te­me die not­wen­di­ge Grund­la­ge für Kos­ten und Bud­gets. Die Her­aus­for­de­rung besteht dar­in, die­se unter­schied­li­chen Daten­quel­len zusam­men­zu­füh­ren und für ver­schie­de­ne Ziel­grup­pen – von IT-Con­trol­lern bis zu CIOs – in einem über­sicht­li­chen Dash­board dar­zu­stel­len.

In die­sem Arti­kel zei­gen wir, wie Sie Daten aus einer CMDB effi­zi­ent nut­zen, wel­che Hür­den es bei der Visua­li­sie­rung zu bewäl­ti­gen gilt und wie Sie ein IT-Finan­cial-Dash­board erstel­len, das den ope­ra­ti­ven Anfor­de­run­gen gerecht wird.

1. Was ist eine CMDB, und welche Rolle spielt sie im ITFM?

Eine CMDB ist eine Daten­bank, die alle Kon­fi­gu­ra­ti­ons­ele­men­te (Con­fi­gu­ra­ti­on Items, CIs) einer IT-Umge­bung ent­hält. Sie doku­men­tiert deren Eigen­schaf­ten, Bezie­hun­gen und Abhän­gig­kei­ten. Bei­spie­le für CIs sind:

  • Hard­ware: Ser­ver, Swit­ches, Spei­cher­ge­rä­te.
  • Soft­ware: Betriebs­sys­te­me, Anwen­dun­gen, Midd­le­wa­re.
  • Ser­vices: Geschäfts­an­wen­dun­gen oder tech­ni­sche Diens­te wie Back­up und Moni­to­ring.

Im ITFM ist die CMDB eine zen­tra­le Quel­le, um tech­ni­sche Res­sour­cen mit finan­zi­el­len Infor­ma­tio­nen zu ver­knüp­fen. Nur wenn die Daten aus der CMDB genau, aktu­ell und voll­stän­dig sind, kön­nen dar­aus ver­läss­li­che finan­zi­el­le Kenn­zah­len abge­lei­tet wer­den.

2. Die Herausforderungen bei der Nutzung von CMDB-Daten

Obwohl CMDBs eine wert­vol­le Infor­ma­ti­ons­quel­le sind, gibt es eini­ge typi­sche Her­aus­for­de­run­gen:

  • Daten­qua­li­tät
    Oft feh­len in der CMDB rele­van­te Infor­ma­tio­nen oder die vor­han­de­nen Daten sind unvoll­stän­dig oder ver­al­tet.

  • Kom­ple­xi­tät der Bezie­hun­gen
    Die Abhän­gig­kei­ten zwi­schen Kon­fi­gu­ra­ti­ons­ele­men­ten sind oft kom­pli­ziert und schwer nach­zu­voll­zie­hen, was die Zuord­nung von Kos­ten erschwert.

  • Inte­gra­ti­on in Finanz­sys­te­me
    Finanz­da­ten und CMDB-Daten lie­gen in unter­schied­li­chen Sys­te­men vor, die oft nicht direkt mit­ein­an­der kom­pa­ti­bel sind.

CMDB ist die Grundlage für einen aussagekräftigen Servicekatalog

3. Von der CMDB zu einem IT-Financial-Dashboard – Die Schritte im Detail

Schritt 1: Relevante Daten identifizieren und bereinigen

Bevor ein Dash­board erstellt wer­den kann, müs­sen die rele­van­ten Daten aus der CMDB extra­hiert und berei­nigt wer­den:

  • Aus­wahl der rele­van­ten CIs
    Kon­zen­trie­ren Sie sich auf die Kon­fi­gu­ra­ti­ons­ele­men­te, die signi­fi­kan­te Kos­ten ver­ur­sa­chen, wie Ser­ver, Lizen­zen oder Spei­cher.

  • Berei­ni­gung und Kon­so­li­die­rung
    Über­prü­fen Sie die Daten­qua­li­tät und besei­ti­gen Sie Dupli­ka­te oder fal­sche Infor­ma­tio­nen. Auto­ma­ti­sier­te Tools wie Skrip­te oder ETL-Pro­zes­se (Extra­ct, Trans­form, Load) kön­nen hier hilf­reich sein.

Schritt 2: Finanzdaten und CMDB-Daten verknüpfen

Die Ver­bin­dung zwi­schen tech­ni­schen und finan­zi­el­len Infor­ma­tio­nen ist der Schlüs­sel zur Kos­ten­kon­trol­le. Dazu sind fol­gen­de Ansät­ze hilf­reich:

  • Kos­ten­zu­ord­nung pro Kon­fi­gu­ra­ti­ons­ele­ment
    Ver­knüp­fen Sie jedes CI in der CMDB mit den ent­spre­chen­den Kos­ten aus Ihrem Finanz­sys­tem. Zum Bei­spiel:

    • Ein Ser­ver wird mit Hard­ware­kos­ten, War­tungs­kos­ten und Strom­kos­ten ver­knüpft.
    • Eine Appli­ka­ti­on wird mit Lizenz- und Sup­port­kos­ten ver­bun­den.

  • Cost Pools und IT-Tower defi­nie­ren
    Nut­zen Sie das TBM-Frame­work (Tech­no­lo­gy Busi­ness Manage­ment), um Ihre IT-Kos­ten in Cost Pools (z. B. Hard­ware, Soft­ware, Netz­werk) und IT-Tower (z. B. Com­pu­te, Sto­rage, Netz­werk) zu struk­tu­rie­ren.

Schritt 3: Dashboards planen und entwerfen

Ein gutes Dash­board ist nicht nur tech­nisch kor­rekt, son­dern auch klar und ver­ständ­lich für die Ziel­grup­pe.

  • Ziel­grup­pen­ori­en­tier­te Visua­li­sie­rung

    • Für IT-Con­trol­ler: Detail­lier­te KPIs wie „Kos­ten pro Ser­ver“ oder „Kos­ten pro Anwen­dung“.
    • Für CIOs: Agg­re­gier­te Kenn­zah­len wie „Gesamt­kos­ten der IT“ oder „Kos­ten pro Busi­ness Ser­vice“.

  • KPIs und Metri­ken defi­nie­ren
    Wich­ti­ge Kenn­zah­len könn­ten sein:

    • Gesamt­kos­ten pro CI.
    • Kos­ten pro Benut­zer für bestimm­te Ser­vices.
    • Anteil unge­nutz­ter Res­sour­cen an den Gesamt­kos­ten.

  • Visua­li­sie­rungs­tools aus­wäh­len
    Tools wie Power BI, Tableau oder cloud­na­ti­ve Lösun­gen (z. B. AWS Quick­Sight, Goog­le Data Stu­dio) bie­ten leis­tungs­star­ke Funk­tio­nen zur Dash­board-Erstel­lung.

Schritt 4: Automatisierung und kontinuierliche Aktualisierung

Damit das Dash­board lang­fris­tig nütz­lich bleibt, soll­ten die Daten auto­ma­tisch aktua­li­siert wer­den:

  • Inte­gra­ti­on von Daten­quel­len
    Nut­zen Sie APIs, um Daten aus der CMDB und Finanz­sys­te­men regel­mä­ßig zu syn­chro­ni­sie­ren.

  • Auto­ma­ti­sier­te Berich­te
    Rich­ten Sie regel­mä­ßi­ge Berich­te ein, um Trends und Abwei­chun­gen früh­zei­tig zu erken­nen.

  • Ite­ra­ti­ve Ver­bes­se­rung
    Holen Sie regel­mä­ßig Feed­back von den Nut­zern ein, um das Dash­board an ihre Bedürf­nis­se anzu­pas­sen.

4. Best Practices für ein erfolgreiches IT-Financial-Dashboard

  1. Keep it simp­le
    Ver­mei­den Sie über­la­de­ne Dash­boards. Kon­zen­trie­ren Sie sich auf die wich­tigs­ten KPIs und ergän­zen Sie detail­lier­te Ana­ly­sen bei Bedarf.

  2. Stan­dar­di­sier­te Tag­ging-Stra­te­gien
    Imple­men­tie­ren Sie ein­heit­li­che Tags in der CMDB, um die Kos­ten­zu­ord­nung zu erleich­tern.

  3. Trai­ning und Kom­mu­ni­ka­ti­on
    Schu­len Sie die Nut­zer des Dash­boards, damit sie die dar­ge­stell­ten Daten ver­ste­hen und inter­pre­tie­ren kön­nen.

  4. Pilot­pro­jek­te star­ten
    Begin­nen Sie mit einem klei­nen Pilot­pro­jekt, z. B. für einen bestimm­ten IT-Tower, bevor Sie die Lösung auf die gesam­te Orga­ni­sa­ti­on aus­wei­ten.

5. Beispiel für ein IT-Financial-Dashboard

Ein erfolg­rei­ches Dash­board könn­te fol­gen­de Ele­men­te ent­hal­ten:

  • Gesamt­kos­ten­über­sicht

    • Bal­ken­dia­gramm der IT-Kos­ten pro Quar­tal.
    • Auf­schlüs­se­lung nach IT-Towern.

  • Ser­vice­kos­ten-Ana­ly­se

    • Tor­ten­dia­gramm der Kos­ten pro Busi­ness Ser­vice.
    • Heat­map der Ser­vice-Aus­las­tung.

  • Kos­ten pro Benut­zer

    • Tabel­le mit den durch­schnitt­li­chen IT-Kos­ten pro Mit­ar­bei­ter in ver­schie­de­nen Abtei­lun­gen.

Fazit

Ein IT-Finan­cial-Dash­board ist ein unver­zicht­ba­res Werk­zeug, um Trans­pa­renz in der IT-Kos­ten­struk­tur zu schaf­fen. Die Grund­la­ge dafür ist eine gut gepfleg­te CMDB, die mit Finanz­da­ten ver­knüpft wird.

Mit den hier beschrie­be­nen Schrit­ten kön­nen Sie ein Dash­board erstel­len, das sowohl den ope­ra­ti­ven Anfor­de­run­gen als auch den stra­te­gi­schen Zie­len Ihrer Orga­ni­sa­ti­on gerecht wird.

Star­ten Sie noch heu­te: Wel­che Schrit­te kön­nen Sie sofort umset­zen?