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Schatten-IT und SaaS: Verborgene Kosten und Strategien zur Kontrolle im Cloud Financial Management

Die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on hat Unter­neh­men neue Wege eröff­net, schnell und fle­xi­bel auf Markt­an­for­de­run­gen zu reagie­ren. Ein beson­ders auf­fäl­li­ger Trend in die­sem Zusam­men­hang ist der zuneh­men­de Ein­satz von Soft­ware-as-a-Ser­vice (SaaS). Doch wäh­rend SaaS-Lösun­gen vie­le Vor­tei­le mit sich brin­gen, wie etwa eine ein­fa­che Bereit­stel­lung und Ska­lier­bar­keit, ent­ste­hen in vie­len Orga­ni­sa­tio­nen ver­steck­te Risi­ken: die Schat­ten-IT. Unkon­trol­lier­te SaaS-Nut­zung führt oft zu Kos­ten­ex­plo­sio­nen, Intrans­pa­renz und Sicher­heits­lü­cken. In die­sem Arti­kel beleuch­ten wir, wie sich Schat­ten-IT in Bezug auf SaaS äußert, wel­che Kos­ten­fal­len lau­ern und wie Unter­neh­men durch Cloud Finan­cial Manage­ment (CFM) die Kon­trol­le zurück­ge­win­nen kön­nen.

Was ist Schatten-IT im Kontext von SaaS?

Schat­ten-IT beschreibt den Ein­satz von IT-Lösun­gen inner­halb eines Unter­neh­mens, ohne dass die offi­zi­el­le IT-Abtei­lung invol­viert ist. Im Kon­text von SaaS geschieht dies häu­fig, wenn Abtei­lun­gen eigen­stän­dig Tools abon­nie­ren, um ihre Arbeits­pro­zes­se zu opti­mie­ren. Dies mag auf den ers­ten Blick harm­los erschei­nen, doch die Fol­gen sind weit­rei­chend. Oft­mals blei­ben die­se Anwen­dun­gen unbe­merkt, was eine prä­zi­se Kos­ten­er­fas­sung erschwert und Sicher­heits­ri­si­ken mit sich bringt.

Stel­len wir uns ein Mar­ke­ting­team vor, das zur Kam­pa­gnen­pla­nung ein Pro­jekt­ma­nage­ment-Tool lizen­ziert. Da der Bedarf akut war, wur­de die IT-Abtei­lung nicht infor­miert – und schon ent­steht eine Lücke in der Kos­ten­kon­trol­le. Mul­ti­pli­ziert man die­ses Sze­na­rio mit meh­re­ren Teams und Tools, ent­steht eine regel­rech­te Schat­ten­land­schaft an Anwen­dun­gen, die kaum zu über­bli­cken ist.

Die Kostenfallen der unkontrollierten SaaS-Nutzung

Die finan­zi­el­le Belas­tung durch Schat­ten-IT ergibt sich nicht nur aus den direk­ten Kos­ten der Abon­ne­ments, son­dern auch aus indi­rek­ten Effek­ten. So kön­nen sich Abtei­lun­gen unbe­wusst für teu­re­re Tari­fe ent­schei­den, da ihnen das Wis­sen über mög­li­che Men­gen­ra­bat­te fehlt. Hin­zu kom­men red­un­dan­te Anwen­dun­gen, die ähn­li­che Funk­tio­nen erfül­len, und in Ver­ges­sen­heit gera­te­ne Abon­ne­ments, die wei­ter­hin Kos­ten ver­ur­sa­chen, obwohl sie nicht genutzt wer­den.

Ein wei­te­res Pro­blem ist die man­geln­de Kos­ten­ver­ant­wor­tung. Wenn nie­mand offi­zi­ell für ein Tool zustän­dig ist, erfolgt auch kei­ne regel­mä­ßi­ge Über­prü­fung der Nut­zung. Dies führt dazu, dass Lizen­zen nicht gekün­digt wer­den, selbst wenn die Anwen­dung längst nicht mehr gebraucht wird. Ein Unter­neh­men, das sol­che Kos­ten­fal­len nicht iden­ti­fi­ziert, ris­kiert, Jahr für Jahr erheb­li­che Sum­men zu ver­schwen­den.

Strategien zur Identifikation und Kontrolle

Glück­li­cher­wei­se gibt es bewähr­te Metho­den, um der Schat­ten-IT den Kampf anzu­sa­gen und die Kon­trol­le über SaaS-Kos­ten zurück­zu­ge­win­nen. Der ers­te Schritt besteht dar­in, Trans­pa­renz zu schaf­fen. Tools wie Zylo oder saas­me­trix ermög­li­chen es Unter­neh­men, ihre SaaS-Land­schaft auto­ma­tisch zu scan­nen und eine Über­sicht aller ver­wen­de­ten Anwen­dun­gen zu erstel­len. Ergän­zend dazu kön­nen Kre­dit­kar­ten­ab­rech­nun­gen und Rech­nun­gen regel­mä­ßig geprüft wer­den, um bis­lang unent­deck­te Abon­ne­ments auf­zu­spü­ren.

Ein wei­te­res wirk­sa­mes Mit­tel ist die Imple­men­tie­rung eines zen­tra­len Geneh­mi­gungs­pro­zes­ses für neue SaaS-Anschaf­fun­gen. Dadurch wird sicher­ge­stellt, dass alle Anwen­dun­gen regis­triert wer­den und das Finanz­team die Mög­lich­keit erhält, Kos­ten zu über­wa­chen und Opti­mie­rungs­po­ten­zia­le zu iden­ti­fi­zie­ren. Dar­über hin­aus lohnt es sich, ein dedi­zier­tes Team zu eta­blie­ren, das regel­mä­ßig Reviews durch­führt und über­flüs­si­ge Lizen­zen eli­mi­niert.