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Die Wichtigkeit des Vendor Managements im IT Financial Management (ITFM) und Technology Business Management (TBM)
In der dynamischen Welt der IT-Finanzverwaltung und des Technology Business Management (TBM) spielt die effektive Zuordnung von Kosten eine zentrale Rolle. Eine umfassende Vendorübersicht bildet hierbei ein entscheidendes Fundament. Sie ist nicht nur ein Werkzeug zur Verbesserung der Transparenz, sondern auch ein strategischer Hebel zur Optimierung von Prozessen und Kostenstrukturen. Dieser Artikel beleuchtet die Bedeutung des Vendor Managements und zeigt auf, warum sie im ITFM und TBM unverzichtbar ist.
Was ist eine Vendorübersicht?
Eine Vendorübersicht, oder auch Lieferantenübersicht, ist eine strukturierte Sammlung aller Anbieter, die Dienstleistungen oder Produkte an ein Unternehmen liefern. Diese Liste umfasst nicht nur die Namen der Anbieter, sondern auch wichtige Details wie:
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Kategorisierung nach IT-Towern: Infrastruktur, Software, Netzwerke etc.
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Vertragsinformationen: Laufzeit, SLA-Vereinbarungen, Zahlungsmodalitäten.
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Kostenübersicht: Monatliche oder jährliche Ausgaben je Vendor.
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Beziehungen zu Services: Welche Services oder Anwendungen basieren auf den Angeboten des jeweiligen Vendors.
Die Rolle des Vendor Managements in ITFM und TBM
1. Kostenzuordnung und IT-Tower
Ein zentraler Bestandteil von ITFM und TBM ist die Zuordnung von Kosten zu IT-Towern wie Rechenzentrum, Netzwerke, Applikationen und Endgeräte. Eine Vendorübersicht bietet die Grundlage, um Rechnungen und andere Kostenbelege korrekt zuzuordnen. Hier einige Beispiele:
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Rechenzentrumskosten: Ein Anbieter liefert Server-Hardware. Mit einer gepflegten Vendorübersicht wird sofort ersichtlich, dass diese Kosten dem IT-Tower „Rechenzentrum“ zuzuweisen sind.
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Netzwerk: Telekommunikationsdienstleister gehören zum IT-Tower „Netzwerk“, wodurch sich deren Kosten klar abgrenzen lassen.
Ohne diese Übersicht laufen Unternehmen Gefahr, Kosten falsch oder gar nicht zuzuordnen, was die Analyse und Optimierung von Kostentreibern erschwert.
2. Serviceorientierte Kostenzuordnung
Eine Vendorübersicht hilft nicht nur bei der Zuordnung zu IT-Towern, sondern auch dabei, diese weiter in spezifische Services zu unterteilen. Beispiel:
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Ein Cloud-Service-Provider wie AWS kann mit Hilfe der Vendorübersicht Services wie Datenbanken, Storage oder Compute zugeordnet werden.
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Die granularen Daten ermöglichen es, die Kosten auf Anwendungen oder Geschäftsprozesse herunterzubrechen.
3. Transparenz für Entscheidungsprozesse
ITFM und TBM basieren auf der Bereitstellung von transparenten Daten für Entscheidungen. Eine Vendorübersicht hilft dabei:
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Vertragsverlängerungen oder Wechsel zu bewerten: Wenn ersichtlich ist, welcher Vendor zu hohen Kosten führt, können gezielte Maßnahmen wie Neuverhandlungen ergriffen werden.
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Strategische Entscheidungen zu treffen: Wenn klar ist, welche Anbieter essenziell für den Betrieb sind, können Abhängigkeiten und Risiken besser bewertet werden.
Weitere Vorteile des Vendor Managements
1. Konsolidierung und Optimierung
Viele Unternehmen haben eine Vielzahl von Anbietern für ähnliche Dienstleistungen. Eine Vendorübersicht deckt Redundanzen auf und erleichtert die Konsolidierung. Beispiel:
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Ein Unternehmen nutzt drei verschiedene Anbieter für Cloud-Speicher. Die Vendorübersicht zeigt die Kosten und Servicequalität auf, wodurch eine Konsolidierung auf einen Anbieter erfolgen kann.
2. Compliance und Audit-Sicherheit
Regulatorische Anforderungen, wie die DSGVO oder ISO-Zertifizierungen, verlangen eine klare Dokumentation der Anbieter. Eine gepflegte Vendorübersicht ist ein zentraler Bestandteil, um Compliance zu gewährleisten.
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Audit-Trails: Die Liste zeigt auf, welche Anbieter genutzt werden und welche Daten oder Services sie betreffen.
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Schnelle Bereitstellung von Informationen: Bei Audits oder internen Überprüfungen kann die Vendorübersicht als erste Anlaufstelle dienen.
3. Risikomanagement
Eine Vendorübersicht hilft, Risiken zu erkennen und zu minimieren. Beispiele:
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Konzentrationsrisiken: Wenn ein Großteil der IT auf einem Anbieter basiert, kann dies ein Risiko darstellen. Die Übersicht gibt Aufschluss über die Abhängigkeit von einzelnen Vendors.
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Alternative Anbieter: Im Falle von Lieferproblemen oder Serviceunterbrechungen ist die Vendorübersicht eine Basis, um schnell auf Alternativen auszuweichen.
4. Unterstützung von FinOps-Prozessen
FinOps, das Finanzmanagement für Cloud-Ressourcen, profitiert stark von einer Vendorübersicht. Cloud-Anbieter wie AWS, Azure oder Google stellen eine Vielzahl von Services bereit, deren Kosten nur mit einer strukturierten Herangehensweise effektiv gemanagt werden können.

Aufbau und Pflege einer Vendorübersicht
Die Erstellung und Pflege einer Vendorübersicht ist ein kontinuierlicher Prozess. Folgende Schritte sind zu beachten:
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Erfassung aller Anbieter: Eine Initialaufnahme aller bestehenden Anbieter, idealerweise aus ERP-Systemen, Vertragsmanagement-Tools oder Finanzbuchhaltung.
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Kategorisierung: Zuweisung der Anbieter zu IT-Towern und Services.
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Verknüpfung mit Kostenstellen: Integration von Kostendaten aus der Finanzabteilung, um eine transparente Zuordnung zu gewährleisten.
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Regelmäßige Aktualisierung: Durch Einbindung in bestehende Prozesse (z. B. monatliche Auswertungen) bleibt die Vendorübersicht aktuell.
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Automatisierung: Nutzung von Tools wie CMDBs (Configuration Management Databases), um die Übersicht effizient zu pflegen.
Fazit
Eine Vendorübersicht ist weit mehr als nur eine Liste von Anbietern. Sie ist ein strategisches Instrument, das Unternehmen hilft, Transparenz zu schaffen, Kosten zu optimieren und Risiken zu minimieren. Im Kontext von ITFM und TBM bildet sie die Grundlage für eine effektive Kostenzuordnung und trägt dazu bei, fundierte Entscheidungen zu treffen.
In einer Welt, in der IT-Kosten immer komplexer werden, ist die Bedeutung einer gut gepflegten Vendorübersicht kaum zu übersehen. Unternehmen, die diesen Ansatz konsequent verfolgen, schaffen nicht nur Transparenz, sondern auch die Basis für eine nachhaltige und effiziente IT-Finanzverwaltung.