Die Wichtigkeit des Vendor Managements im IT Financial Management (ITFM) und Technology Business Management (TBM)

In der dyna­mi­schen Welt der IT-Finanz­ver­wal­tung und des Tech­no­lo­gy Busi­ness Manage­ment (TBM) spielt die effek­ti­ve Zuord­nung von Kos­ten eine zen­tra­le Rol­le. Eine umfas­sen­de Ven­dor­über­sicht bil­det hier­bei ein ent­schei­den­des Fun­da­ment. Sie ist nicht nur ein Werk­zeug zur Ver­bes­se­rung der Trans­pa­renz, son­dern auch ein stra­te­gi­scher Hebel zur Opti­mie­rung von Pro­zes­sen und Kos­ten­struk­tu­ren. Die­ser Arti­kel beleuch­tet die Bedeu­tung des Ven­dor Manage­ments und zeigt auf, war­um sie im ITFM und TBM unver­zicht­bar ist.

Was ist eine Vendorübersicht?

Eine Ven­dor­über­sicht, oder auch Lie­fe­ran­ten­über­sicht, ist eine struk­tu­rier­te Samm­lung aller Anbie­ter, die Dienst­leis­tun­gen oder Pro­duk­te an ein Unter­neh­men lie­fern. Die­se Lis­te umfasst nicht nur die Namen der Anbie­ter, son­dern auch wich­ti­ge Details wie:

  • Kate­go­ri­sie­rung nach IT-Towern: Infra­struk­tur, Soft­ware, Netz­wer­ke etc.

  • Ver­trags­in­for­ma­tio­nen: Lauf­zeit, SLA-Ver­ein­ba­run­gen, Zah­lungs­mo­da­li­tä­ten.

  • Kos­ten­über­sicht: Monat­li­che oder jähr­li­che Aus­ga­ben je Ven­dor.

  • Bezie­hun­gen zu Ser­vices: Wel­che Ser­vices oder Anwen­dun­gen basie­ren auf den Ange­bo­ten des jewei­li­gen Ven­dors.

Die Rolle des Vendor Managements in ITFM und TBM

1. Kostenzuordnung und IT-Tower

Ein zen­tra­ler Bestand­teil von ITFM und TBM ist die Zuord­nung von Kos­ten zu IT-Towern wie Rechen­zen­trum, Netz­wer­ke, Appli­ka­tio­nen und End­ge­rä­te. Eine Ven­dor­über­sicht bie­tet die Grund­la­ge, um Rech­nun­gen und ande­re Kos­ten­be­le­ge kor­rekt zuzu­ord­nen. Hier eini­ge Bei­spie­le:

  • Rechen­zen­trums­kos­ten: Ein Anbie­ter lie­fert Ser­ver-Hard­ware. Mit einer gepfleg­ten Ven­dor­über­sicht wird sofort ersicht­lich, dass die­se Kos­ten dem IT-Tower „Rechen­zen­trum“ zuzu­wei­sen sind.

  • Netz­werk: Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­dienst­leis­ter gehö­ren zum IT-Tower „Netz­werk“, wodurch sich deren Kos­ten klar abgren­zen las­sen.

Ohne die­se Über­sicht lau­fen Unter­neh­men Gefahr, Kos­ten falsch oder gar nicht zuzu­ord­nen, was die Ana­ly­se und Opti­mie­rung von Kos­ten­trei­bern erschwert.

2. Serviceorientierte Kostenzuordnung

Eine Ven­dor­über­sicht hilft nicht nur bei der Zuord­nung zu IT-Towern, son­dern auch dabei, die­se wei­ter in spe­zi­fi­sche Ser­vices zu unter­tei­len. Bei­spiel:

  • Ein Cloud-Ser­vice-Pro­vi­der wie AWS kann mit Hil­fe der Ven­dor­über­sicht Ser­vices wie Daten­ban­ken, Sto­rage oder Com­pu­te zuge­ord­net wer­den.

  • Die gra­nu­la­ren Daten ermög­li­chen es, die Kos­ten auf Anwen­dun­gen oder Geschäfts­pro­zes­se her­un­ter­zu­bre­chen.

3. Transparenz für Entscheidungsprozesse

ITFM und TBM basie­ren auf der Bereit­stel­lung von trans­pa­ren­ten Daten für Ent­schei­dun­gen. Eine Ven­dor­über­sicht hilft dabei:

  • Ver­trags­ver­län­ge­run­gen oder Wech­sel zu bewer­ten: Wenn ersicht­lich ist, wel­cher Ven­dor zu hohen Kos­ten führt, kön­nen geziel­te Maß­nah­men wie Neu­ver­hand­lun­gen ergrif­fen wer­den.

  • Stra­te­gi­sche Ent­schei­dun­gen zu tref­fen: Wenn klar ist, wel­che Anbie­ter essen­zi­ell für den Betrieb sind, kön­nen Abhän­gig­kei­ten und Risi­ken bes­ser bewer­tet wer­den.

Weitere Vorteile des Vendor Managements

1. Konsolidierung und Optimierung

Vie­le Unter­neh­men haben eine Viel­zahl von Anbie­tern für ähn­li­che Dienst­leis­tun­gen. Eine Ven­dor­über­sicht deckt Red­un­dan­zen auf und erleich­tert die Kon­so­li­die­rung. Bei­spiel:

  • Ein Unter­neh­men nutzt drei ver­schie­de­ne Anbie­ter für Cloud-Spei­cher. Die Ven­dor­über­sicht zeigt die Kos­ten und Ser­vice­qua­li­tät auf, wodurch eine Kon­so­li­die­rung auf einen Anbie­ter erfol­gen kann.

2. Compliance und Audit-Sicherheit

Regu­la­to­ri­sche Anfor­de­run­gen, wie die DSGVO oder ISO-Zer­ti­fi­zie­run­gen, ver­lan­gen eine kla­re Doku­men­ta­ti­on der Anbie­ter. Eine gepfleg­te Ven­dor­über­sicht ist ein zen­tra­ler Bestand­teil, um Com­pli­ance zu gewähr­leis­ten.

  • Audit-Trails: Die Lis­te zeigt auf, wel­che Anbie­ter genutzt wer­den und wel­che Daten oder Ser­vices sie betref­fen.

  • Schnel­le Bereit­stel­lung von Infor­ma­tio­nen: Bei Audits oder inter­nen Über­prü­fun­gen kann die Ven­dor­über­sicht als ers­te Anlauf­stel­le die­nen.

3. Risikomanagement

Eine Ven­dor­über­sicht hilft, Risi­ken zu erken­nen und zu mini­mie­ren. Bei­spie­le:

  • Kon­zen­tra­ti­ons­ri­si­ken: Wenn ein Groß­teil der IT auf einem Anbie­ter basiert, kann dies ein Risi­ko dar­stel­len. Die Über­sicht gibt Auf­schluss über die Abhän­gig­keit von ein­zel­nen Ven­dors.

  • Alter­na­ti­ve Anbie­ter: Im Fal­le von Lie­fer­pro­ble­men oder Ser­vice­un­ter­bre­chun­gen ist die Ven­dor­über­sicht eine Basis, um schnell auf Alter­na­ti­ven aus­zu­wei­chen.

4. Unterstützung von FinOps-Prozessen

Fin­Ops, das Finanz­ma­nage­ment für Cloud-Res­sour­cen, pro­fi­tiert stark von einer Ven­dor­über­sicht. Cloud-Anbie­ter wie AWS, Azu­re oder Goog­le stel­len eine Viel­zahl von Ser­vices bereit, deren Kos­ten nur mit einer struk­tu­rier­ten Her­an­ge­hens­wei­se effek­tiv gema­nagt wer­den kön­nen.

Eine gut organisierte Lieferantenübersicht schützt vor dem Chaos

Aufbau und Pflege einer Vendorübersicht

Die Erstel­lung und Pfle­ge einer Ven­dor­über­sicht ist ein kon­ti­nu­ier­li­cher Pro­zess. Fol­gen­de Schrit­te sind zu beach­ten:

  1. Erfas­sung aller Anbie­ter: Eine Initi­al­auf­nah­me aller bestehen­den Anbie­ter, idea­ler­wei­se aus ERP-Sys­te­men, Ver­trags­ma­nage­ment-Tools oder Finanz­buch­hal­tung.

  2. Kate­go­ri­sie­rung: Zuwei­sung der Anbie­ter zu IT-Towern und Ser­vices.

  3. Ver­knüp­fung mit Kos­ten­stel­len: Inte­gra­ti­on von Kos­ten­da­ten aus der Finanz­ab­tei­lung, um eine trans­pa­ren­te Zuord­nung zu gewähr­leis­ten.

  4. Regel­mä­ßi­ge Aktua­li­sie­rung: Durch Ein­bin­dung in bestehen­de Pro­zes­se (z. B. monat­li­che Aus­wer­tun­gen) bleibt die Ven­dor­über­sicht aktu­ell.

  5. Auto­ma­ti­sie­rung: Nut­zung von Tools wie CMDBs (Con­fi­gu­ra­ti­on Manage­ment Data­ba­ses), um die Über­sicht effi­zi­ent zu pfle­gen.

Fazit

Eine Ven­dor­über­sicht ist weit mehr als nur eine Lis­te von Anbie­tern. Sie ist ein stra­te­gi­sches Instru­ment, das Unter­neh­men hilft, Trans­pa­renz zu schaf­fen, Kos­ten zu opti­mie­ren und Risi­ken zu mini­mie­ren. Im Kon­text von ITFM und TBM bil­det sie die Grund­la­ge für eine effek­ti­ve Kos­ten­zu­ord­nung und trägt dazu bei, fun­dier­te Ent­schei­dun­gen zu tref­fen.

In einer Welt, in der IT-Kos­ten immer kom­ple­xer wer­den, ist die Bedeu­tung einer gut gepfleg­ten Ven­dor­über­sicht kaum zu über­se­hen. Unter­neh­men, die die­sen Ansatz kon­se­quent ver­fol­gen, schaf­fen nicht nur Trans­pa­renz, son­dern auch die Basis für eine nach­hal­ti­ge und effi­zien­te IT-Finanz­ver­wal­tung.