Ideale Konzepte zur Zuordnung von Kostenbelegen zu IT-Towern und Services
Die Zuordnung von Kostenbelegen zu IT-Towern und Services ist eine zentrale Aufgabe im IT Financial Management (ITFM). Sie bildet die Grundlage für eine transparente Kostenkontrolle und eine gezielte Optimierung von IT-Ausgaben. Doch welche Konzepte und Methoden sind ideal, um diese Zuordnung effizient und genau durchzuführen? Dieser Artikel beleuchtet bewährte Ansätze, Herausforderungen und Best Practices.
1. Warum ist die Zuordnung von Kostenbelegen wichtig?
Eine korrekte Zuordnung von Kostenbelegen zu IT-Towern (wie Netzwerk, Storage, Compute etc.) und IT-Services (z. B. E‑Mail, CRM-Systeme) hat viele Vorteile:
Transparenz: Entscheidungsträger erkennen, wie viel jede IT-Komponente kostet.
Kostenkontrolle: Durch die Identifikation von Kostentreibern können Einsparpotenziale aufgedeckt werden.
Abrechnung: Für Chargeback- oder Showback-Modelle ist eine genaue Zuordnung unverzichtbar.
Strategische Planung: Investitionen können gezielt in wertsteigernde Bereiche gelenkt werden.
2. Grundprinzipien für die Zuordnung von Kostenbelegen
a) Granularität der Kostenbelege
Je detaillierter die Kostenbelege, desto genauer die Zuordnung. Ein granularer Ansatz bedeutet, dass Kosten nicht nur als Gesamtsumme erfasst werden, sondern nach Kategorien wie Hardware, Software, Personalkosten und Drittanbieterleistungen aufgeschlüsselt sind.
b) Verwendung eines standardisierten ITFM-Rahmenwerks
Frameworks wie das Technology Business Management (TBM) bieten eine strukturierte Methode, um IT-Kosten in Kategorien wie Cost Pools und IT-Tower zu unterteilen. Dies erleichtert die standardisierte Zuordnung.
c) Definition klarer Zuordnungsregeln
Regeln für die Zuordnung müssen klar definiert und dokumentiert sein. Beispiele:
Hardwarekosten werden dem entsprechenden IT-Tower zugeordnet (z. B. Server zu Compute).
Lizenzkosten für Anwendungen werden den jeweiligen IT-Services zugeordnet.
Allgemeine Overhead-Kosten werden auf alle IT-Tower proportional verteilt.
3. Methoden zur Zuordnung von Kostenbelegen
a) Direkte Zuordnung
Bei der direkten Zuordnung werden Kostenbelege unmittelbar einem spezifischen IT-Tower oder Service zugeordnet. Dies ist besonders effektiv, wenn die Beziehung zwischen Kosten und Leistung klar definiert ist. Beispiele:
Ein Kaufbeleg für Netzwerkkabel wird dem IT-Tower „Netzwerk“ zugewiesen.
Cloud-Abonnementkosten für eine spezifische Anwendung werden direkt dem zugehörigen Service zugeordnet.
b) Indirekte Zuordnung
Indirekte Kosten wie Overhead werden durch Verteilerschlüssel auf IT-Tower und Services umgelegt. Häufige Verteilerschlüssel sind:
Nutzerzahlen: Kosten werden basierend auf der Anzahl der Nutzer eines Services verteilt.
Nutzung: Stromkosten werden basierend auf der CPU-Auslastung verschiedener IT-Tower aufgeteilt.
Umsatz: Kosten werden proportional zu den Einnahmen verteilt, die durch einen Service generiert werden.
c) Automatisierte Zuordnung
Tools wie ProvenOptics oder Apptio können die Zuordnung automatisieren, indem sie Kostenbelege mit hinterlegten Zuordnungsregeln verknüpfen. Diese Tools reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren Fehler.
4. Herausforderungen bei der Kostenzuordnung
a) Fehlende Datenqualität
Unvollständige oder ungenaue Kostenbelege erschweren die Zuordnung. Regelmäßige Datenqualitätsprüfungen sind notwendig.
b) Komplexe IT-Landschaften
In hybriden IT-Umgebungen mit On-Premises- und Cloud-Komponenten ist die Kostenzuordnung besonders anspruchsvoll. Es ist wichtig, beide Welten konsistent zu integrieren.
c) Widerstand im Unternehmen
Mitarbeiter könnten den Aufwand für die Datenerfassung und ‑zuordnung als zusätzliche Belastung empfinden. Change Management und Schulungen sind hier entscheidend.
5. Best Practices für die Kostenzuordnung
a) Implementierung eines IT-Kostenmodells
Ein umfassendes IT-Kostenmodell definiert, welche Kosten wie und wo zugeordnet werden. Es stellt sicher, dass alle Kosten konsistent behandelt werden.
b) Regelmäßige Überprüfung und Optimierung
Die Zuordnungsregeln sollten regelmäßig auf ihre Aktualität und Wirksamkeit hin überprüft werden. Veränderungen in der IT-Landschaft müssen eingearbeitet werden.
c) Einsatz moderner ITFM-Tools
Moderne Tools bieten Funktionen wie:
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Automatische Erkennung und Kategorisierung von Kosten.
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Dashboards zur Visualisierung der Kostenverteilung.
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Forecasting-Modelle zur Planung zukünftiger Ausgaben.
d) Transparente Kommunikation
Ergebnisse der Kostenzuordnung sollten den relevanten Stakeholdern regelmäßig präsentiert werden. Transparenz schafft Vertrauen und Akzeptanz.
6. Fazit
Die Zuordnung von Kostenbelegen zu IT-Towern und Services ist eine anspruchsvolle, aber essenzielle Aufgabe im ITFM. Mit einem klaren Konzept, standardisierten Regeln und modernen Tools lassen sich hohe Genauigkeit und Effizienz erzielen. Indem Unternehmen die aufgezeigten Methoden und Best Practices anwenden, können sie ihre IT-Ausgaben transparenter gestalten und strategisch optimieren. Wenn Sie jetzt starten wollen — kommen Sie auf uns zu!
