Einstieg in TBM/ITFM-Projekte: Hands-on Tipps und Quick Wins
Der Einstieg in ein IT Financial Management (ITFM) oder Technology Business Management (TBM) Projekt kann zunächst überwältigend wirken. Doch anstatt sich in strategischen Überlegungen oder komplexen Projektplänen zu verlieren, sollten die ersten Schritte möglichst praktisch und ergebnisorientiert sein. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Einstieg in ein TBM/ITFM-Projekt gestalten können, um schnell sichtbare Ergebnisse zu erzielen, die den Mehrwert dieser Ansätze beweisen.
Datenaufnahme als erster Schritt
Der Grundstein jedes ITFM/TBM-Projekts ist eine strukturierte Datenaufnahme. Hier geht es darum, zunächst einen Überblick über die verfügbaren Informationen zu gewinnen. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme der wichtigsten Datenquellen. Das können das ERP-System, eine CMDB (Configuration Management Database) oder einfache Excel-Reports sein, die Kostenstellen und Ressourcennutzung dokumentieren.
Ein wichtiger Aspekt ist die Qualität der Daten. Bereits einfache Plausibilitätsprüfungen können dabei helfen, grobe Fehler oder Lücken zu identifizieren. Sie müssen nicht von Anfang an alles perfekt erfassen, sondern sollten sich auf die wesentlichen Parameter konzentrieren, die für eine erste Analyse ausreichen.
Ein solcher Schritt bringt oft unerwartete Erkenntnisse mit sich. Vielleicht zeigt sich, dass bestimmte Kostenstellen kaum genutzt werden oder dass bestimmte Datenquellen inkonsistent sind. Schon diese Beobachtungen können erste Diskussionen anstoßen und einen Mehrwert schaffen.
Die Kostenstruktur analysieren
Sobald die ersten Daten gesammelt sind, sollten Sie diese in eine einfache Struktur überführen. Die TBM-Methodik empfiehlt hier, die Kosten nach sogenannten “Cost Pools” und “IT-Towern” zu ordnen. Cost Pools helfen Ihnen, die Ausgaben in Kategorien wie Betriebskosten (Run), Wachstumsinvestitionen (Grow) und Transformation (Transform) zu unterteilen. IT-Tower wiederum bieten eine Gliederung nach Infrastruktur, Anwendungen oder IT-Support.
Sie müssen hierfür keine teuren Tools einsetzen. Eine einfache Excel-Tabelle reicht, um die ersten Kosten grob zuzuordnen. Diese Übersicht allein schafft oft schon Klarheit über die Verteilung der IT-Ausgaben und eröffnet Ansatzpunkte für Optimierungen.
Stakeholder einbinden und Mehrwert kommunizieren
Ein ITFM/TBM-Projekt kann nur erfolgreich sein, wenn die relevanten Stakeholder frühzeitig eingebunden werden. Dazu gehören nicht nur die Finanzabteilung, die Ihnen die Kostendaten bereitstellt, sondern auch das IT-Betriebsteam, das Einblicke in die Ressourcennutzung gibt, sowie Vertreter der Fachbereiche, die die geschäftlichen Anforderungen einbringen.
Organisieren Sie einen Workshop, in dem Sie die ersten Ergebnisse Ihrer Analyse vorstellen. Zeigen Sie den Beteiligten auf, welche Fragen durch die vorhandenen Daten beantwortet werden können und wo noch Lücken bestehen. Ein solcher Workshop schafft Transparenz und macht deutlich, dass alle Beteiligten von einer besseren Kostenübersicht profitieren können.
Benchmarks nutzen für schnelle Erfolge
Eine effektive Möglichkeit, den aktuellen Stand Ihrer IT-Kosten zu bewerten, ist der Einsatz von Benchmarks. Sie können beispielsweise die Betriebskosten pro Mitarbeiter oder die Kosten pro Anwendung berechnen und diese Werte mit internen oder externen Vergleichsdaten abgleichen.
Auch wenn diese Zahlen zunächst nur grobe Annäherungen sind, liefern sie oft schon wertvolle Hinweise. Möglicherweise fällt auf, dass bestimmte Anwendungen unverhältnismäßig hohe Kosten verursachen oder dass die IT-Betriebskosten im Vergleich zu ähnlichen Unternehmen überdurchschnittlich hoch sind. Solche Erkenntnisse schaffen eine solide Basis, um Maßnahmen zur Kostensenkung zu priorisieren.
Einfache Zuordnungen und Tagging etablieren
Um die Transparenz der IT-Kosten zu erhöhen, ist eine präzise Zuordnung unerlässlich. Beginnen Sie mit einer einfachen Struktur für die Kostenzuordnung. Beispielsweise können Kosten nach Abteilungen, Projekten oder Services gruppiert werden.
Ergänzend dazu sollten Sie Richtlinien für ein einheitliches Tagging entwickeln. Tags ermöglichen es, Kosten bestimmten Projekten oder Teams zuzuweisen, was spätere Analysen erheblich erleichtert. Dieser Schritt kann oft mit den vorhandenen Systemen umgesetzt werden und benötigt keine zusätzliche Software.
Ergebnisse sichtbar machen mit Dashboards
Ein weiteres wichtiges Element für den Erfolg eines ITFM/TBM-Projekts ist die Visualisierung der Ergebnisse. Dashboards bieten eine hervorragende Möglichkeit, komplexe Informationen auf einfache Weise darzustellen.
Starten Sie mit wenigen, aber aussagekräftigen Kennzahlen. Dazu können die Gesamtkosten pro IT-Tower oder die Betriebskosten pro Nutzer zählen. Verwenden Sie für die Erstellung gängige Tools wie Excel oder Power BI, um die Dashboards schnell und kostengünstig umzusetzen.
Dashboards schaffen nicht nur Transparenz, sondern helfen auch, die Akzeptanz für das Projekt zu steigern. Sie machen Fortschritte sichtbar und ermöglichen es, den Nutzen der IT-Ausgaben besser zu kommunizieren.
Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg
Am Ende eines jeden Schritts sollten die Ergebnisse klar und verständlich kommuniziert werden. Nutzen Sie einfache Diagramme, um Ihre Erkenntnisse darzustellen, und erklären Sie anhand konkreter Beispiele, wie bestimmte Maßnahmen zu Einsparungen oder Effizienzsteigerungen geführt haben.
Die Kommunikation sollte immer auf den Mehrwert abzielen. Zeigen Sie, welche Fragen durch die Analyse beantwortet werden konnten und welche neuen Handlungsmöglichkeiten sich ergeben. Eine transparente und verständliche Kommunikation sorgt dafür, dass die relevanten Stakeholder motiviert bleiben und die nächsten Schritte aktiv unterstützen.
Fazit
Der Einstieg in ein ITFM/TBM-Projekt muss nicht kompliziert sein. Mit einer klaren Fokussierung auf praktische Maßnahmen und sichtbare Ergebnisse können Sie schnell Mehrwert schaffen und die Grundlage für eine langfristige Implementierung legen. Die beschriebenen Schritte – von der Datenaufnahme über die Kostenstrukturierung bis hin zur Kommunikation – helfen Ihnen, die ersten Hürden zu meistern und alle Beteiligten für das Projekt zu gewinnen.
Machen Sie den ersten Schritt und zeigen Sie, wie ITFM/TBM nicht nur Kosten analysiert, sondern echte Mehrwerte schafft.
