IT Financial Management: Quick Wins für den schnellen Erfolg

Im operativen IT Financial Management spielen Dashboards und KPIs eine zentrale Rolle. Sie sind entscheidend, um Transparenz über die IT-Kosten zu schaffen und helfen, die finanzielle Gesundheit der IT-Abteilung zu überwachen. Dabei geht es nicht nur um die Nutzung komplexer Tools, sondern vor allem um die schnelle Einführung von anwendbaren KPIs und übersichtlichen Dashboards, die unmittelbaren Mehrwert bieten. In diesem Artikel betrachten wir einige KPIs und Charts, die schnell einsatzfähig sind und hohe Effizienzgewinne ermöglichen – Quick Wins, die sofort Wirkung zeigen. Außerdem besprechen wir die Voraussetzungen, die für eine erfolgreiche Nutzung von Dashboards und KPIs notwendig sind.

1. Voraussetzungen für den Einsatz von Dashboards und KPIs

Bevor wir uns auf die konkreten KPIs und Charts stürzen, ist es wichtig, die Grundlagen zu legen. Dashboards und KPIs können nur dann ihren vollen Nutzen entfalten, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:

Datenverfügbarkeit: Eine solide Datenbasis ist unverzichtbar. IT-Abteilungen müssen sicherstellen, dass sie auf aktuelle und korrekte Daten zugreifen können. Dies umfasst sowohl technische Daten über die IT-Infrastruktur als auch finanzielle Informationen über die Kosten.
Klar definierte Ziele: Ohne klare Ziele sind KPIs bedeutungslos. Es muss klar sein, welche Ziele mit der Überwachung der KPIs verfolgt werden. Geht es darum, Kosten zu senken, die Ressourcennutzung zu optimieren oder die Budgetgenauigkeit zu erhöhen?
Regelmäßige Updates: Dashboards müssen kontinuierlich aktualisiert werden. Die Daten sollten in Echtzeit oder zumindest in regelmäßigen Intervallen aktualisiert werden, um einen aktuellen Überblick zu bieten.
Eindeutige Verantwortlichkeiten: Wer ist für die Überwachung und das Reporting verantwortlich? Ohne klare Zuständigkeiten kann ein Dashboard schnell an Bedeutung verlieren, da niemand sich dafür verantwortlich fühlt.

2. Quick Wins: Schnelle KPIs und Charts für den Einstieg

Sobald die Voraussetzungen geschaffen sind, geht es darum, die richtigen KPIs und Charts zu definieren. Hier einige der wichtigsten, die schnell einzusetzen sind und unmittelbare Einsichten liefern:

a) Kostenentwicklung pro Monat (Cost Trend Analysis)

Die Kostenentwicklung pro Monat ist einer der grundlegendsten KPIs im IT Financial Management. Diese Metrik zeigt, wie sich die IT-Kosten über einen definierten Zeitraum entwickeln. Ein einfaches Liniendiagramm kann verwendet werden, um die monatlichen Kosten darzustellen und saisonale oder außergewöhnliche Schwankungen sichtbar zu machen.

Nutzen: Identifiziert schnell Anomalien oder saisonale Trends.
Quick Win: Schnell einsetzbar durch bestehende Finanzdaten und einfach zu visualisieren.

b) Kosten pro Abteilung/Projekt (Cost Allocation per Department/Project)

Diese Kennzahl zeigt, wie die IT-Kosten auf verschiedene Abteilungen oder Projekte verteilt werden. Ein gestapeltes Balkendiagramm kann die Ausgaben nach Abteilungen oder Projekten anzeigen, wodurch sichtbar wird, welche Bereiche die höchsten Kosten verursachen.

Nutzen: Fördert Transparenz und Verantwortlichkeit, indem es zeigt, wo das IT-Budget am meisten beansprucht wird.
Quick Win: Durch klare Zuweisung von Kostenstellen schnell zu implementieren.

c) Ressourcenauslastung (Resource Utilization)

Die Auslastung der IT-Ressourcen ist ein weiterer wichtiger KPI, insbesondere in Hinblick auf die Kosteneffizienz. Eine Wärmekarte (Heatmap) kann genutzt werden, um die Auslastung von IT-Infrastruktur wie Servern oder Speichereinheiten darzustellen. Diese Darstellung zeigt auf, welche Ressourcen über- oder untergenutzt werden und wo Einsparpotenziale liegen.

Nutzen: Identifiziert Überkapazitäten oder Engpässe in der IT-Infrastruktur.
Quick Win: Schnell umsetzbar, wenn Daten zu Ressourcen verfügbar sind.

d) Kosteneinsparpotenzial (Savings Opportunity)

Dieser KPI zeigt, wo potenzielle Einsparungen im IT-Bereich möglich sind. Dies kann durch die Analyse von bestehenden Verträgen, Lizenzen oder ungenutzten Ressourcen erreicht werden. Ein einfaches Tortendiagramm kann die Bereiche mit dem höchsten Einsparpotenzial hervorheben.

Nutzen: Macht sofort ersichtlich, wo ungenutzte Einsparpotenziale liegen.
Quick Win: Kann schnell aus bestehenden Verträgen und Ausgabenanalysen extrahiert werden.

e) IT-Kosten pro Benutzer (Cost per User)

Diese Metrik teilt die Gesamtkosten der IT durch die Anzahl der Benutzer im Unternehmen und ist besonders nützlich, um die Effizienz der IT-Dienste zu bewerten. Ein Balkendiagramm zeigt die IT-Kosten pro Benutzer im Vergleich zu verschiedenen Zeiträumen oder Benchmark-Werten an.

Nutzen: Erlaubt den Vergleich der Effizienz über verschiedene Zeiträume oder Abteilungen.
Quick Win: Durch einfache Division der IT-Kosten durch Benutzerzahlen schnell umsetzbar.

f) Budgetgenauigkeit (Budget Accuracy)

Ein KPI zur Messung, wie genau die geplanten IT-Kosten im Vergleich zu den tatsächlichen Ausgaben sind. Eine Prozentanzeige oder ein Tachometer-Diagramm kann den Grad der Abweichung zwischen geplantem und tatsächlichem Budget visualisieren.

Nutzen: Ermöglicht eine bessere Planung und zeigt, ob das IT-Budget realistisch eingeschätzt wird.
Quick Win: Benötigt lediglich Vergleichsdaten aus Budget und tatsächlichen Ausgaben.

3. Wichtige Charts für Dashboards im IT Financial Management

Neben den KPIs sind auch die Visualisierungen selbst entscheidend. Einige Charttypen bieten besonders schnelle Einblicke und sind leicht zu interpretieren:

Liniendiagramme: Ideal für Zeitreihenanalysen, wie die Kostenentwicklung oder die Überwachung von Trends in der Ressourcennutzung. Sie zeigen Veränderungen über die Zeit und helfen dabei, Muster zu erkennen.
Balkendiagramme: Sie eignen sich hervorragend, um Vergleiche zwischen verschiedenen Abteilungen oder Projekten darzustellen, beispielsweise bei der Kostenverteilung oder der Nutzeranzahl.
Tortendiagramme: Diese eignen sich, um Anteile an den Gesamtausgaben zu visualisieren. Schnell erfassbare Insights werden hier ermöglicht, insbesondere in Bezug auf die Aufteilung der IT-Kosten nach Bereichen.
Tachometer-Diagramme: Besonders nützlich für die Visualisierung von KPIs, die einen bestimmten Zielwert erreichen müssen, wie die Budgetgenauigkeit oder Ressourcenauslastung.
Wärmekarten (Heatmaps): Effektiv, um Ressourcennutzungen in Rechenzentren oder bei der Nutzung von Cloud-Services zu identifizieren. Sie sind einfach lesbar und sofort aussagekräftig.

4. Weitere Quick Wins: Automatisierung und regelmäßige Überwachung

Sobald ein Dashboard mit den richtigen KPIs eingerichtet ist, sollte es automatisiert und regelmäßig überwacht werden. Eine manuelle Erstellung solcher Dashboards ist nicht nur zeitaufwändig, sondern führt auch zu Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung. Durch die Automatisierung der Datenaktualisierung können Teams jederzeit auf aktuelle Zahlen zugreifen und sofort auf Auffälligkeiten reagieren.

Echtzeit-Updates: Ermöglichen es, Änderungen in den IT-Kosten sofort zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen.
Regelmäßige Reports: Dashboards sollten in regelmäßigen Abständen automatisch Berichte generieren, die an relevante Stakeholder verteilt werden.

5. Fazit

Dashboards und KPIs sind im operativen IT Financial Management unverzichtbar, um Kosten zu überwachen und Transparenz zu schaffen. Der Einsatz von leicht implementierbaren Quick Wins – wie die Überwachung der Kostenentwicklung, der Ressourcenauslastung und der Budgetgenauigkeit – kann schnell Effizienzgewinne erzielen. Vorausgesetzt werden allerdings eine solide Datenbasis, regelmäßige Updates und klare Verantwortlichkeiten. Mit den richtigen Visualisierungen und einer proaktiven Überwachung liefern Dashboards den nötigen Überblick, um IT-Kosten im Griff zu behalten und Optimierungen schnell zu realisieren.