Lizenzverwaltung in der Cloud
Die Nutzung von Cloud-Diensten bringt zahlreiche Vorteile, darunter Flexibilität, Skalierbarkeit und Kosteneffizienz. Dennoch übersehen viele Unternehmen einen entscheidenden Kostenfaktor: die Lizenzkosten für Software in der Cloud. Oft werden unnötige oder nicht optimal genutzte Lizenzen bezahlt, was zu erheblichen Mehrausgaben führt. In diesem Artikel beleuchten wir, wie Unternehmen ihre Lizenzkosten in der Cloud optimieren können.
Typische Lizenzmodelle in der Cloud
Je nach Cloud-Anbieter und Softwaretyp gibt es unterschiedliche Lizenzmodelle, die sich in ihrer Kostenstruktur erheblich unterscheiden:
Bring Your Own License (BYOL): Unternehmen nutzen bestehende On-Premises-Lizenzen in der Cloud. Dies kann kosteneffizient sein, erfordert aber eine genaue Compliance-Überprüfung.
SaaS-Lizenzen (Software-as-a-Service): Diese werden meist nutzungsbasiert abgerechnet (monatlich oder jährlich). Der Vorteil liegt in der Flexibilität, aber ungenutzte Abonnements können unnötige Kosten verursachen.
Pay-as-you-go-Lizenzen: Software wird basierend auf der tatsächlichen Nutzung bezahlt. Dies kann sinnvoll sein, wenn Bedarfsschwankungen bestehen.
Reserved Licenses: Hierbei wird eine Lizenz für eine längere Laufzeit (z. B. 1–3 Jahre) reserviert, um Kostenvorteile zu erzielen.
Häufige Fehler bei der Lizenzverwaltung
Viele Unternehmen zahlen mehr als nötig für Cloud-Lizenzen, weil sie folgende Fehler machen:
Überlizenzierung: Mehr Lizenzen werden gekauft, als tatsächlich genutzt werden.
Nicht genutzte oder doppelte Lizenzen: Oft bleiben Abonnements aktiv, obwohl sie nicht mehr benötigt werden.
Unklare Zuweisung: Fehlende Transparenz darüber, welche Abteilungen oder Teams welche Lizenzen nutzen.
Fehlende Lizenzoptimierung: Verträge werden nicht regelmäßig überprüft und angepasst.
Strategien zur Lizenzkostenoptimierung
1. Lizenznutzung regelmäßig prüfen
Durch eine kontinuierliche Analyse der Lizenznutzung können ungenutzte oder zu große Lizenzpakete identifiziert und reduziert werden.
2. Automatisierung nutzen
Automatisierte Systeme können Lizenzverbräuche analysieren und nicht genutzte Lizenzen automatisch deaktivieren oder warnen.
3. Verhandlungen mit Anbietern führen
Viele Cloud-Anbieter bieten individuelle Preisnachlässe oder Rabatte bei langfristigen Vertragsbindungen. Es lohnt sich, regelmäßig nach besseren Konditionen zu fragen.
4. Right-Sizing von Lizenzen
Nicht jeder Nutzer benötigt eine Vollversion oder die teuerste Lizenz. Eine abgestufte Lizenzstrategie kann helfen, Kosten zu sparen.
5. Kostenstellen zuordnen
Wenn jede Abteilung oder jedes Projektteam seine eigenen Lizenzkosten trägt, steigt die Sensibilisierung für effiziente Lizenznutzung.
Best Practices für die Praxis
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Lizenzmanagement-Software einsetzen: Tools wie Flexera, Snow Software oder ServiceNow helfen bei der Lizenzverwaltung und Optimierung.
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Regelmäßige Audits durchführen: Durch interne Lizenzprüfungen kann frühzeitig auf unnötige Kosten reagiert werden.
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Mitarbeiter sensibilisieren: Ein bewusster Umgang mit Lizenzen reduziert Fehlnutzungen und unnötige Kosten.
Fazit
Die Optimierung der Lizenzkosten in der Cloud erfordert eine strukturierte Vorgehensweise und den Einsatz geeigneter Tools. Unternehmen, die ihre Lizenzstrategie aktiv managen, können erhebliche Einsparungen realisieren und ihre IT-Kosten effizienter steuern. Wer regelmäßige Analysen durchführt, Lizenzverträge verhandelt und Automatisierung einsetzt, wird langfristig profitieren.
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