Der Schritt von Cost Pools und IT-Towers zu Services: Ein Leitfaden zur TBM-Transformation
Die Einführung von Technology Business Management (TBM) ist ein entscheidender Schritt, um Transparenz und Kontrolle über IT-Kosten zu gewinnen. Sobald die Basis gelegt ist — mit klar definierten Cost Pools und IT-Towers —, folgt die Herausforderung, diese Daten in wertschöpfende Services zu überführen.
Warum der Schritt zu Services entscheidend ist
Cost Pools und IT-Towers bieten eine solide Grundlage, um IT-Kosten zu kategorisieren und zu verstehen. Doch für das Geschäft — die Stakeholder in den Fachbereichen — sind diese Kategorien oft abstrakt und schwer greifbar. Services hingegen spiegeln die konkrete Nutzung der IT durch das Unternehmen wider und ermöglichen es:
IT-Kosten geschäftsbezogen zuzuordnen, etwa zu Applikationen oder Funktionen.
Business Value zu messen, indem IT-Leistungen direkt mit Geschäftszielen verknüpft werden.
Kosten zu optimieren, indem ineffiziente oder überflüssige Services identifiziert werden.
Der grundlegende Ansatz: Von Kosten zu Services
Schritt 1: Servicekatalog entwickeln
Ein klar definierter Servicekatalog ist das Herzstück dieses Schritts. Unternehmen sollten:
Bestehende IT-Leistungen inventarisieren: Welche Services werden aktuell erbracht? Beispiele: Benutzerverwaltung, Backup-Lösungen, Applikationsbetrieb.
Services logisch gruppieren: Unterscheidung zwischen Basisdiensten (z. B. Infrastruktur) und Geschäftsservices (z. B. E‑Commerce-Plattform).
Verantwortlichkeiten zuweisen: Wer ist für die Erbringung und Qualität des jeweiligen Services verantwortlich?
Schritt 2: Kosten auf Services umlegen
Die Verknüpfung von Cost Pools und IT-Towers mit Services erfordert klare Regeln:
Direkte Zuordnung: Kosten, die direkt einem Service zugeordnet werden können (z. B. Hosting-Kosten einer spezifischen Applikation).
Indirekte Zuordnung: Gemeinkosten müssen über transparente Allokationsschlüssel auf Services verteilt werden. Beispiele: Nutzungsmuster, Nutzerzahlen oder CPU-Auslastung.
Schritt 3: Service-Level Agreements (SLAs) einbinden
SLAs definieren die Qualität und Verfügbarkeit eines Services. Unternehmen sollten:
SLAs als Bewertungskriterium nutzen, um Kosten mit der erbrachten Leistung abzugleichen.
SLAs iterativ verbessern, basierend auf den Erkenntnissen aus der Kostenzuordnung.
Tools und Techniken für den Übergang zu Services
1. Automatisierung und Datenintegration
ITFM-Tools nutzen: Viele Tools bieten Unterstützung bei der Zuordnung von Kosten zu Services.
Datenquellen konsolidieren: Sicherstellen, dass Daten aus ERP‑, CMDB- und Monitoring-Systemen integriert werden.
2. Modellierung von Services
Service-Modelle aufbauen: Mit Diagrammen oder Software Tools visualisieren, welche IT-Ressourcen welchen Services zugeordnet sind.
Kostenfluss abbilden: Von den IT-Towers über die zugrunde liegenden Ressourcen bis hin zu den Services.
3. Stakeholder-Workshops durchführen
Input der Fachabteilungen einholen, um Services zu definieren, die für das Geschäft relevant sind.
Feedback zur Kostentransparenz und Akzeptanz von Allokationsmethoden einholen.
Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: Cloud-Services optimieren
Ein Unternehmen hat Cost Pools und IT-Towers analysiert und festgestellt, dass über 30% der Kosten auf ungenutzte Cloud-Ressourcen entfallen. Durch die Umstellung auf Services wie „Entwicklungsumgebung“ oder „Produktivumgebung“ konnten die Ressourcen besser zugeordnet und optimiert werden.
Beispiel 2: Applikationsbetrieb als Service
Ein Mittelstandsunternehmen hat seine IT-Kosten zunächst pro Tower analysiert. Mit der Service-Perspektive wurde sichtbar, dass der Betrieb einer CRM-Applikation die höchsten Kosten verursacht, jedoch keinen vergleichbaren Mehrwert für das Unternehmen bringt. Die Einführung eines effizienteren CRM-Systems wurde priorisiert.
Herausforderungen und Lösungen
Herausforderung 1: Datenqualität
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Lösung: Datenbereinigung und Standardisierung von Anfang an priorisieren.
Herausforderung 2: Widerstand der Fachabteilungen
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Lösung: Workshops zur Sensibilisierung durchführen und die Vorteile für das Geschäft betonen.
Herausforderung 3: Dynamik von Services
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Lösung: Servicekataloge regelmäßig überprüfen und anpassen.
Fazit und Ausblick
Der Schritt von Cost Pools und IT-Towers zu Services ist essenziell, um die IT noch enger mit den Geschäftsanforderungen zu verzahnen. Unternehmen, die diesen Schritt erfolgreich umsetzen, profitieren von:
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Erhöhter Kostentransparenz,
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besserer Kommunikation zwischen IT und Fachbereichen,
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fundierten Entscheidungen zur Optimierung der IT-Landschaft.
Mit einer kontinuierlichen Weiterentwicklung der Service-Perspektive können Unternehmen ihre IT zunehmend als strategischen Partner etablieren und ihren geschäftlichen Erfolg nachhaltig sichern.
